Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

In DEVONt­hink kannst Du ab der Pro-Version nicht nur eine, sondern beliebig viele Daten­banken anlegen. Hier möchte ich Dir zeigen, welche Vor- und Nach­teile das hat und wann mehrere Daten­banken Sinn machen.

Du kannst mit DEVONt­hink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Daten­banken anlegen und auf diese Weise Daten vonein­ander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirk­lich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Daten­banken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Daten­bank. Ebenso greift die AI von DEVONt­hink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gungen bei kolla­bo­ra­tivem Arbeiten nur durch verschie­dene Daten­banken reali­sieren.

Diese Eigen­schaften soll­test Du bei der Planung, wie Du mit DEVONt­hink arbeiten möch­test, berück­sich­tigen.

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RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren

Podcast-Show­notes sind in vielen Podcast-Apps nahezu unlesbar. Im RSS-Feed stören sie aber zwischen den Neuig­keiten. Das Abo des RSS-Feeds mit DEVONt­hink bringt sie dagegen gleich an die Stelle, wo sie hinsollen — meine Ablage.

Nachdem ich jahre­lang mit Podcasts nicht warm geworden bin, habe ich vor kurzem beschlossen, dem Medium eine zweite Chance zu geben. Mein Haupt­pro­blem war immer, die Zeit zum Hören zu finden. Ich mache das jetzt auf dem Heimweg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurück­lege. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir parallel zum Hören keine Notizen machen kann. Ist doch auch über­flüssig, mag der ein oder andere denken, dafür gibt es doch die Podcast-Show­notes. Richtig, aber die werden in den von mir verwen­deten Podcast-Apps ziem­lich lausig darge­stellt. Man könnte auch sagen, sie sind dort unlesbar.

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Save PDF to DEVONthink Pro“ — mit nur einem Klick

Wer sich mal zu der Funk­tion “Save PDF to DEVONt­hink Pro” durch­klickt, weiß, dass man das nur einmal am Tag machen möchte. Gerade für die Ablage von Mails, die ich sehr oft über die Druck-Funk­tion mache, habe ich daher nach einer Lösung gesucht, wie ich das schneller und am besten mit nur einem Klick erle­digen kann.

Ein Suche im Netz brachte mich schnell zu verschie­denen Beiträgen, wie dem „Quick­Tipp: Shortcut ‘Drucken nach DEVONt­hink’ einrichten“ von Roadrunner, die beschreiben wie Du Dir einen entspre­chenden Tastatur-Kurz­be­fehl anlegen kannst.

Damit war ich aber noch bei zwei Klicks. Da ich schon eine Weile Keyboard Maestro bei mir instal­liert habe, habe ich mir mit dem neuen Kurz­be­fehl ein simples Macro erstellt, dass die zwei Klicks mit einem erle­digt.

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Papierloses Büro — Review nach zwei Jahren

Inzwi­schen ist es fast zwei­ein­halb Jahre her, dass ich für meine privaten Unter­lagen das papier­lose Büro einge­führt habe. Ich bin selbst über­rascht, wie gut das geklappt hat und wie wenig ich seither geän­dert habe. Trotzdem gibt es ein paar Ände­rungen, die es wert sind erwähnt zu werden.

Weniger Papier

Mit der Einfüh­rung des papier­losen Büros habe ich konse­quent darauf geachtet, dass ich alles was möglich war, auf Emails oder PDFs umge­stellt habe. Die 5–10 Doku­mente pro Woche sind inzwi­schen auf max. 2 Doku­mente auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf diese Optionen geachtet habe. Aber zum anderen auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwi­schen auch zB Versi­che­rungen anbieten, die komplette Korre­spon­denz elek­tro­nisch abzu­wickeln. Ich kann nur empfehlen, diese Option wann immer möglich zu akti­vieren. Selbst wenn Du keine App wie DEVONt­hink verwen­dest, ist Spot­light mitt­ler­weile so gut, dass Du alle Doku­mente problemlos auf der Fest­platte wieder­fin­dest.

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Blogposts verwalten

Ein Post über die Verwal­tung von Blog­posts? Das hört sich ein biss­chen schräg an, zumal das Word­press-Backend doch ganz gut ist und sich mit Plugins nach Herzens Lust für die Verwal­tung anpassen lässt. Aber wenn Du genauer darüber nach­denkst, dann geht es bei der Verwal­tung um den gesamten Lebens­zy­klus eines Blogs­post: Idee, Schreiben, Publi­zieren, Archi­vieren.

Ideen für Blogposts verwalten

Für das Sammeln und Verwalten von Ideen für Blog­post eignen sich viele Werk­zeuge. Das können Notiz­pro­gramm mit Webclipper wie Ever­note oder OneNote sein. Das kann die Notiz-App von Apple sein. Oder eine Mindmap. Bei mir ist es wie so oft DEVONt­hink, in das ich alle meine Anre­gungen erstmal wahllos hinein­kippe und dann immer mal wieder durch­schaue, ob ich aus meinem Sammel­su­rium einen oder mehrere Posts machen kann.

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Meine Backup-Strategie

Ein Backup ist eigent­lich immer eine gute Idee. Eigent­lich auch idea­ler­weise gleich mehrere davon. Ein Backup hilft, wenn man schnell einen neuen Rechner an den Start bringen muss oder wenn die alte Fest­platte abge­raucht ist oder man einfach nur eine einzele Datei versem­melt hat.

verschiedene SchlüsselMit der aktu­ellen Welle der Krypto-Trojaner kommt noch ein weiteres Szenario dazu. Das BSI hat in seiner Pres­se­mit­tei­lung vom 22.02.2016 empfohlen, als vorbeu­gende Maßnahme für den Befall mit einem Krypto-Trojaner, Daten durch regel­mä­ßige Backups auf vom Netzwerk/Computer getrennten Fest­platten zu sichern. Ich nehme das zum Anlass hier mal meine aktu­elle Backup-Stra­tegie vorzu­stellen.

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Ein Wort zu DEVONthink To Go 1.x

Ich habe an verschie­denen Stellen in der Arti­kel­serie DEVONt­hink Import vs. Index geschrieben, dass ich Daten, die ich mobil auf Tablet und Smart­phone bear­beiten möchte, in der Dropbox vorhalte und von dort nach DEVONt­hink hinein indi­ziere. Da fragt sich vermut­lich der ein oder andere, warum ich nicht einfach die App DEVONt­hink To Go 1.x nutze.

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Selbstorganisation

Selbst­or­ga­ni­sa­tion, Selbst­ma­nage­ment, Zeit­ma­nage­ment, Produk­ti­vität — das hört sich erst mal nach Stress an. Für die meisten entsteht vermut­lich im Kopf als erstes der Gedanke, dass es wieder nur darum geht, noch mehr in noch weniger Zeit geschafft zu bekommen. Aber Selbst­or­ga­ni­sa­tion kann auch Frei­räume schaffen.

Warum Selbstorganisation?

Alan Henry, der Editor-in-Chief von Life­hacker, hat es kürz­lich in seinem Post in der „How we work“ Reihe sehr tref­fend beschrieben:

Produc­tivity isn’t about just getting more shit done. It’s about getting the shit you have to get done finished so you can spend more time doing the shit you want to do.”

Mitte 2011 war es bei mir soweit. Mir wurde bewusst, dass mein Leben nur noch aus „sleep, eat, work, repeat“ bestand. Zeit, für all die Dinge, die ich noch in meinem Leben tun wollte, war eigent­lich da, aber die Dinge fielen mir nicht ein, wenn ich gerade Zeit hatte. Das wollte ich ändern und mich selbst besser orga­ni­sieren.

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DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ersten Teil der Arti­kel­serie habe ich beschrieben, dass das Impor­tieren eigent­lich der beste Weg, Daten mit DEVONt­hink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indi­zieren. Aber natür­lich kannst Du auch beide Vari­anten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unter­schiede bei DEVONt­hink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funk­tio­niert und Du keine Über­ra­schungen erlebst.

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Bookmarks verwalten

Ganz ehrlich — die Suche nach dem einen perfekten Werk­zeug und dem einen perfekten Work­flow zum Verwalten von Book­marks ist so aussichtslos wie die Suche nach der perfekten Laptop-Tasche. Es kommt immer darauf an, was genau man machen möchte, und meistens braucht man verschie­dene Vari­anten. Das perfekte Tool für alle Lebens­lagen gibt es nicht. Daher haben sich bei mir über die Jahre verschie­dene Work­flows für die Verwal­tung von Book­marks heraus­kri­stal­li­siert, den ich Euch hier vorstellen möchte.

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