DEVONthink To Go als Document Provider

DEVONthink To Go 2.1 hat eine neue Funktion eingeführt, die es schon länger unter iOS gibt, aber nur von wenigen Apps genutzt wird. DEVONthink To Go kann nun als Document Provider für andere Apps fungieren.

Das bedeutet, dass Du von verschiedenen Apps aus auf Deine Daten in DEVONthink To Go zugreifen, sie mit anderen Apps öffnen und bearbeiten kannst. Die Daten werden, wenn Du sie bearbeitet hast, zurück in DEVONthink To Go geschrieben. Coole Sache! Je nachdem, wie die App, mit der Du eine Datei bearbeitet hast, funktioniert, entsteht dabei noch nicht mal eine Kopie, die Du entfernen müsstest.

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Hazel-Regel für die Bereinigung von Backups

Programme, die regelmäßig Backups für ihre Daten anlegen, sind eigentlich eine gute Sache. Richtig gut ist so eine eingebaute Backup-Funktion aber nur, wenn es die Option gibt, die Anzahl der Backups zu begrenzen, da sich sonst große Datenmengen mit Altlasten auf der Festplatte ansammeln. Zwei meiner fast täglich genutzten Programme gehören zu denen, die zwar fleißig Backups anlegen, aber keine Möglichkeit bieten, alte Backups automatisch zu löschen: Lightroom und OmniFocus.

In den letzten Jahren gab es daher dazu bei mir einen Task in OmniFocus, der mich einmal im Monat daran erinnert hat, die Backup-Verzeichnisse der beiden Programme manuell zu bereinigen. Nun übernimmt den Job eine Hazel-Regel.

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Wie du Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizierst

In diesem Post zeige ich, wie du Daten und Ordner aus Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizieren kannst.

In früheren MacOS Versionen konntest du über die Library problemlos auf den Ordner Mobile Documents und seinen Inhalt zugreifen (unter „Gehe zu“ die ⌥-Taste drücken, dann erscheint die Library -> hier liegt der Ordner). Hier liegen die Daten, die du via iCloud speicherst. Heute kommst du an die Inhalte in diesem Ordner nicht mehr ohne weiteres dran. Du sieht den Ordner zwar noch in der Library, kannst aber den Inhalt nicht mehr anzeigen.

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Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Wer seit mehreren Jahren PDFs ablegt, stößt immer wieder auf alte Dateien, die keinen Text-Layer haben. Wenn du DEVONthink benutzt, gibt es einen einfachen Weg diese nicht-durchsuchbaren PDFs anzuzeigen.

Als ich vor etwa fünf Jahren angefangen habe DEVONthink* zu verwenden, hatte ich zahlreiche PDFs von gescannten Dokumenten, die nicht durchsuchbar waren. Ich hatte sie vorher zum großen Teil in Evernote, wo das nicht weiter aufgefallen war, da Evernote die Daten aufbereitet. Mit dem Wechsel zu DEVONthink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regelmäßig auf PDFs, die ich vorher in Evernote über die Volltextsuche gut finden konnte, nun aber in DEVONthink mühselig mit der Hand in der Verzeichnisstruktur suchen musste.

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Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

In DEVONthink kannst Du ab der Pro-Version nicht nur eine, sondern beliebig viele Datenbanken anlegen. Hier möchte ich Dir zeigen, welche Vor- und Nachteile das hat und wann mehrere Datenbanken Sinn machen.

Du kannst mit DEVONthink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Datenbanken anlegen* und auf diese Weise Daten voneinander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirklich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Datenbanken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Datenbank. Ebenso greift die AI von DEVONthink immer nur innerhalb einer Datenbank. Andererseits kannst Du Berechtigungen bei kollaborativem Arbeiten nur durch verschiedene Datenbanken realisieren.

Diese Eigenschaften solltest Du bei der Planung, wie Du mit DEVONthink arbeiten möchtest berücksichtigst, berücksichtigen.

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Papierloses Büro – Review nach zwei Jahren

Inzwischen ist es fast zweieinhalb Jahre her, dass ich für meine privaten Unterlagen das papierlose Büro eingeführt habe. Ich bin selbst überrascht, wie gut das geklappt hat und wie wenig ich seither geändert habe. Trotzdem gibt es ein paar Änderungen, die es wert sind erwähnt zu werden.

Weniger Papier

Mit der Einführung des papierlosen Büros habe ich konsequent darauf geachtet, dass ich alles was möglich war, auf Emails oder PDFs umgestellt habe. Die 5-10 Dokumente pro Woche sind inzwischen auf max. 2 Dokumente auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf diese Optionen geachtet habe. Aber zum anderen auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwischen auch zB Versicherungen anbieten, die komplette Korrespondenz elektronisch abzuwickeln. Ich kann nur empfehlen, diese Option wann immer möglich zu aktivieren. Selbst wenn Du keine App wie DEVONthink* verwendest, ist Spotlight mittlerweile so gut, dass Du alle Dokumente problemlos auf der Festplatte wiederfindest.

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Meine Backup-Strategie

Ein Backup ist eigentlich immer eine gute Idee. Eigentlich auch idealerweise gleich mehrere davon. Ein Backup hilft, wenn man schnell einen neuen Rechner an den Start bringen muss oder wenn die alte Festplatte abgeraucht ist oder man einfach nur eine einzele Datei versemmelt hat.

verschiedene SchlüsselMit der aktuellen Welle der Krypto-Trojaner kommt noch ein weiteres Szenario dazu. Das BSI hat in seiner Pressemitteilung vom 22.02.2016 empfohlen, als vorbeugende Maßnahme für den Befall mit einem Krypto-Trojaner, Daten durch regelmäßige Backups auf vom Netzwerk/Computer getrennten Festplatten zu sichern. Ich nehme das zum Anlass hier mal meine aktuelle Backup-Strategie vorzustellen.

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Ein Wort zu DEVONthink To Go 1.x

Ich habe an verschiedenen Stellen in der Artikelserie DEVONthink Import vs. Index geschrieben, dass ich Daten, die ich mobil auf Tablet und Smartphone bearbeiten möchte, in der Dropbox vorhalte und von dort nach DEVONthink hinein indiziere. Da fragt sich vermutlich der ein oder andere, warum ich nicht einfach die App DEVONthink To Go 1.x nutze.

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Selbstorganisation

Selbstorganisation, Selbstmanagement, Zeitmanagement, Produktivität – das hört sich erst mal nach Stress an. Für die meisten entsteht vermutlich im Kopf als erstes der Gedanke, dass es wieder nur darum geht, noch mehr in noch weniger Zeit geschafft zu bekommen. Aber Selbstorganisation kann auch Freiräume schaffen.

Warum Selbstorganisation?

Alan Henry, der Editor-in-Chief von Lifehacker, hat es kürzlich in seinem Post in der „How we work“ Reihe sehr treffend beschrieben:

“Productivity isn’t about just getting more shit done. It’s about getting the shit you have to get done finished so you can spend more time doing the shit you want to do.”

Mitte 2011 war es bei mir soweit. Mir wurde bewusst, dass mein Leben nur noch aus „sleep, eat, work, repeat“ bestand. Zeit, für all die Dinge, die ich noch in meinem Leben tun wollte, war eigentlich da, aber die Dinge fielen mir nicht ein, wenn ich gerade Zeit hatte. Das wollte ich ändern und mich selbst besser organisieren.

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DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ersten Teil der Artikelserie habe ich beschrieben, dass das Importieren eigentlich der beste Weg, Daten mit DEVONthink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indizieren. Aber natürlich kannst Du auch beide Varianten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unterschiede bei DEVONthink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funktioniert und Du keine Überraschungen erlebst.

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