DEVONthink To Go als Document Provider

DEVONthink To Go 2.1 hat eine neue Funktion eingeführt, die es schon länger unter iOS gibt, aber nur von wenigen Apps genutzt wird. DEVONthink To Go kann nun als Document Provider für andere Apps fungieren.

Das bedeutet, dass Du von verschiedenen Apps aus auf Deine Daten in DEVONthink To Go zugreifen, sie mit anderen Apps öffnen und bearbeiten kannst. Die Daten werden, wenn Du sie bearbeitet hast, zurück in DEVONthink To Go geschrieben. Coole Sache! Je nachdem, wie die App, mit der Du eine Datei bearbeitet hast, funktioniert, entsteht dabei noch nicht mal eine Kopie, die Du entfernen müsstest.

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Hazel-Regel für die Bereinigung von Backups

Programme, die regelmäßig Backups für ihre Daten anlegen, sind eigentlich eine gute Sache. Richtig gut ist so eine eingebaute Backup-Funktion aber nur, wenn es die Option gibt, die Anzahl der Backups zu begrenzen, da sich sonst große Datenmengen mit Altlasten auf der Festplatte ansammeln. Zwei meiner fast täglich genutzten Programme gehören zu denen, die zwar fleißig Backups anlegen, aber keine Möglichkeit bieten, alte Backups automatisch zu löschen: Lightroom und OmniFocus.

In den letzten Jahren gab es daher dazu bei mir einen Task in OmniFocus, der mich einmal im Monat daran erinnert hat, die Backup-Verzeichnisse der beiden Programme manuell zu bereinigen. Nun übernimmt den Job eine Hazel-Regel.

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Scrivener für iOS ist da – Was lange währt…

… wird richtig gut! Seit dem 20.07.2016 ist Scrivener für iOS im App Store verfügbar. Ich habe an der offenen Beta teilgenommen und war (und bin) einfach nur beeindruckt. Nicht nur, dass nach all den Jahren Scrivener endlich auf das iPad kommt, ich hätte nie gedacht, dass Scrivener als App so gut funktionieren würde.

Gerne gebe ich zu, dass auch ich zu denjenigen gehört habe, die Scrivener für iOS schon vor Jahren geraumer Zeit aufgegeben haben. Umso mehr habe ich mich gefreut, als Keith im Februar ankündigte, dass es dieses Jahr wirklich etwas mit der App wird und er selbst die Entwicklung übernommen hat.

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Fotos zwischen Lightroom und WordPress synchronisieren

Fotos zwischen Lightroom und WordPress synchronisieren geht schnell und einfach mit dem Plugin WP/LR Sync von MEOWAPPS, das ich in diesem Beitrag vorstelle.

Disclaimer (Stand 2017-04-24)
Der Plugin-Autor hat ab März 2017 das Lizenzmodell geändert – und verteuert. Dabei stellte sich auch heraus, dass die bisherige “Lifetime/Forever”-Lizenz nur auf die Version 2.x der LR-Plugins bezogen war. Diese Kunden müssen nun erneut kaufen, wenn sie weiterhin Updates haben wollen. Wie lange die alte Lizenz verwendbar bleiben wird, ist unklar. Infos vom Entwickler dazu gibt es hier und hier.

Der Funktionsumfang von WP/LR ist einmalig, aber die Lizenzpolitik des Entwicklers sollte man kennen und jeder für sich bei der Anschaffung bewerten.

Für den Sync zwischen Lightroom und WordPress kannst du sehr gut das das Plugin WP/LR Sync verwenden. WP/LR Sync besteht aus zwei Teilen: einem WordPress-Plugin und einem Lightroom-Plugin, das einen Veröffentlichungsdienst in Lightroom bereitstellt. Das WordPress-Plugin kannst du aus dem Repository laden und ist kostenlos. Das Lightroom-Plugin für WP/LR Sync bekommst du auf der Webseite von MEOWAPPS. Für das Lightroom-Plugin benötigst du eine Lizenz. Du kannst es aber zunächst für eine Woche testen. Die Lizenz ist erschwinglich und kostet für 3 Webseiten entweder 18$ pro Jahr oder 46$ Lifetime.

 

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Wie du Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizierst

In diesem Post zeige ich, wie du Daten und Ordner aus Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizieren kannst.

In früheren MacOS Versionen konntest du über die Library problemlos auf den Ordner Mobile Documents und seinen Inhalt zugreifen (unter „Gehe zu“ die ⌥-Taste drücken, dann erscheint die Library -> hier liegt der Ordner). Hier liegen die Daten, die du via iCloud speicherst. Heute kommst du an die Inhalte in diesem Ordner nicht mehr ohne weiteres dran. Du sieht den Ordner zwar noch in der Library, kannst aber den Inhalt nicht mehr anzeigen.

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Automator – Bilder von Bildschirmfoto in JPG konvertieren

Für die meisten Anwendungsfälle bei Screenshots reicht die mitgelieferte App Bildschirmfoto unter MacOS aus. Hier zeige ich einen Automator-Workflow, wie du schnell aus den Screenshots von Bildschirmfoto online-taugliche JPG-Dateien machst.

Für geekyorganizer.com mache ich immer mal wieder Screenshots. Da ich ja soweit möglich gerne erstmal die MacOS Bordmittel einsetze, bevor ich zu spezialisierten Apps greife, benutze ich hierfür die App Bildschirmfoto. Die tut auch im großen und ganzen was sie soll, leider speichert sie aber standardmäßig nur TIFF-Dateien ab.

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Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Wer seit mehreren Jahren PDFs ablegt, stößt immer wieder auf alte Dateien, die keinen Text-Layer haben. Wenn du DEVONthink benutzt, gibt es einen einfachen Weg diese nicht-durchsuchbaren PDFs anzuzeigen.

Als ich vor etwa fünf Jahren angefangen habe DEVONthink* zu verwenden, hatte ich zahlreiche PDFs von gescannten Dokumenten, die nicht durchsuchbar waren. Ich hatte sie vorher zum großen Teil in Evernote, wo das nicht weiter aufgefallen war, da Evernote die Daten aufbereitet. Mit dem Wechsel zu DEVONthink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regelmäßig auf PDFs, die ich vorher in Evernote über die Volltextsuche gut finden konnte, nun aber in DEVONthink mühselig mit der Hand in der Verzeichnisstruktur suchen musste.

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RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren

Podcast-Shownotes sind in vielen Podcast-Apps nahezu unlesbar. Im RSS-Feed stören sie aber zwischen den Neuigkeiten. Das Abo des RSS-Feeds mit DEVONthink bringt sie dagegen gleich an die Stelle, wo sie hinsollen — meine Ablage.

Nachdem ich jahrelang mit Podcasts nicht warm geworden bin, habe ich vor kurzem beschlossen, dem Medium eine zweite Chance zu geben. Mein Hauptproblem war immer, die Zeit zum Hören zu finden. Ich mache das jetzt auf dem Heimweg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurücklege. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir parallel zum Hören keine Notizen machen kann. Ist doch auch überflüssig, mag der ein oder andere denken, dafür gibt es doch die Podcast-Shownotes. Richtig, aber die werden in den von mir verwendeten Podcast-Apps ziemlich lausig dargestellt. Man könnte auch sagen, sie sind dort unlesbar.

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„Save PDF to DEVONthink Pro“ – mit nur einem Klick

Wer sich mal zu der Funktion “Save PDF to DEVONthink Pro” durchklickt, weiß, dass man das nur einmal am Tag machen möchte. Gerade für die Ablage von Mails, die ich sehr oft über die Druck-Funktion mache, habe ich daher nach einer Lösung gesucht, wie ich das schneller und am besten mit nur einem Klick erledigen kann.

Ein Suche im Netz brachte mich schnell zu verschiedenen Beiträgen, wie dem „QuickTipp: Shortcut ‘Drucken nach DEVONthink’ einrichten“ von Roadrunner, die beschreiben wie Du Dir einen entsprechenden Tastatur-Kurzbefehl anlegen kannst.

Damit war ich aber noch bei zwei Klicks. Da ich schon eine Weile Keyboard Maestro bei mir installiert habe, habe ich mir mit dem neuen Kurzbefehl ein simples Macro erstellt, dass die zwei Klicks mit einem erledigt.

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Papierloses Büro – Review nach zwei Jahren

Inzwischen ist es fast zweieinhalb Jahre her, dass ich für meine privaten Unterlagen das papierlose Büro eingeführt habe. Ich bin selbst überrascht, wie gut das geklappt hat und wie wenig ich seither geändert habe. Trotzdem gibt es ein paar Änderungen, die es wert sind erwähnt zu werden.

Weniger Papier

Mit der Einführung des papierlosen Büros habe ich konsequent darauf geachtet, dass ich alles was möglich war, auf Emails oder PDFs umgestellt habe. Die 5-10 Dokumente pro Woche sind inzwischen auf max. 2 Dokumente auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf diese Optionen geachtet habe. Aber zum anderen auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwischen auch zB Versicherungen anbieten, die komplette Korrespondenz elektronisch abzuwickeln. Ich kann nur empfehlen, diese Option wann immer möglich zu aktivieren. Selbst wenn Du keine App wie DEVONthink* verwendest, ist Spotlight mittlerweile so gut, dass Du alle Dokumente problemlos auf der Festplatte wiederfindest.

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