Du kannst mit DEVONthink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Datenbanken anlegen und auf diese Weise Daten voneinander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirklich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Datenbanken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Datenbank. Ebenso greift die AI von DEVONthink immer nur innerhalb einer Datenbank. Andererseits kannst Du Berechtigungen bei kollaborativem Arbeiten nur durch verschiedene Datenbanken realisieren.
Diese Eigenschaften solltest Du bei der Planung, wie Du mit DEVONthink arbeiten möchtest, berücksichtigen.
Ich bin grundsätzlich ein Fan von einer Datenbank in DEVONthink, in die ich wirklich alles hinein tue. Eine Weile habe ich damit experimentiert, Bürokram oder auch meine Rezeptsammlung in einer eigenen Datenbank zu verwalten. Ich bin dann aber wieder dazu übergegangen, alles in einer zu haben. Ich wollte zum einen nicht ständig bei der Datenablage überlegen, in welche Datenbank das Dokument jetzt gehört. Zum anderen hoffe ich aber darauf, dass es mir gelingt, auf lange Sicht mit DEVONthink meinen eigenen Zettelkasten heranzuziehen.
Eine Datenbank — der Zettelkasten als Kommunikationspartner
Der Gedanke “alles in einer Datenbank” folgt der Idee des Zettelkastens von Niklas Luhmann. Ich habe alles an einem Ort und wenn ich die Datenbank in DEVONthink nur lange genug mit so vielen Informationen wie möglich fütterte, wird sie mir eines Tages neue Zusammenhänge zeigen können.
Ich mache mal ein fiktives Beispiel. Du willst einen Krimi schreiben mit einer Hauptfigur, die leidenschaftlich kocht. In DEVONthink hast Du nun über die Jahre Notizen zu Deiner Romanidee und der Figur auf der einen Seite gesammelt, auf der anderen aber auch Deine Kochrezepte. Nun ist es möglich, dass DEVONthink Dir dabei helfen kann herauszufinden, was Deine Hauptfigur am liebsten kocht. Wären die Rezepte in einer zweiten Datenbank — keine Chance. Dann musst Du es Dir ganz alleine überlegen.
Ganz pragmatisch hat eine einzelne Datenbank für alles aber den alltäglichen Vorteil im papierlosen Büro, dass ich bei der Datenablage nicht nachdenken muss. Alles wandert an einen Ort. Wenn ich mehrere Datenbanken habe, muss ich hier eine Entscheidung mehr treffen und mein Workflow wird langsamer.
Der Nachteil bei einer Datenbank ist, dass bei der Suche nach einer neuen Idee plötzlich die Gasabrechnungen der letzten Jahre das Suchergebnis verwässern. Das kommt bei mir zwar selten vor, aber manchmal habe ich diesen Effekt.
Mehrere Datenbanken — perfekt für Projekte und kollaboratives Arbeiten
Für getrennte Datenbanken in DEVONthink gibt es aber auch mehrere gute Gründe. Ein offensichtlicher ist, dass Du DEVONthink mit mehreren Personen gemeinsam benutzt und Ihr auf einen gemeinsamen Datenbestand zugreifen möchtet. Das kann zB bei einer kleinen Firma der Fall sein. In diesem Szenario möchten natürlich alle an diesem Ort nur die für sie relevanten Dokumente sehen. Also nicht unbedingt die Amazon-Rechnung des Kollegen.
Ein weiteres Beispiel wäre für mich ein Forschungsprojekt. Hier würde ich auch eine eigene Datenbank anlegen und dort alles sammeln, was zu diesem Projekt gehört. Wenn ich zB mit einer Diplomarbeit anfange, Literarurstellen, Laborjournale etc. alles in einer Datenbank zu pflegen, kann mich das mein ganzen Forscherleben begleiten und mit mir wachsen. Auch in diesem Fall würden die Gehaltsabrechnungen vermutlich eher die Sicht versperren als kreativen Input zu bieten. Nichts desto trotz würde ich bei Projekten mit einer überschaubaren Laufzeit dazu raten, die Datenbanken nach Abschluss des Projektes mit meiner Hauptdatenbank wieder zusammenzuführen. Gerne können die Daten dabei in einer eigenen Gruppe bleiben, sodass ich bei Bedarf schnell wieder trennen kann. Aber man weiß nie, wo der Funke des Genies plötzlich zündet.
Der Nachteil von mehreren Datenbank ist, dass die AI von DEVONthink mit Funkionen wie der automatischen Ablage von Dokumenten oder dem Finden verwandter Dokumente nur innerhalb einer Datenbank verwendet werden kann.
Wie trenne ich Daten oder führe sie wieder zusammen
Wenn Du jetzt aber nicht weiß, welche Variante für Dich die bessere ist. Oder Du nach einer Weile feststellst, dass just die andere Variante besser gewesen wäre, dann kannst Du das relativ schnell umstellen.
Du hast eine Datenbank in DEVONthink und möchtest nun aber mehrere verwenden
- Im Menü „Ablage“ legst Du mit dem ersten Menüpunkt eine neue Datenbank an.
- Die Daten aus der alten Datenbank, die Du in die neue Datenbank umziehen möchtest, gruppierst Du Dir am besten zunächst.
- Dann markierst Du alle Dokumente, die umziehen sollen, und verschiebst sie per Drag&Drop in die neue Datenbank.
Beim Verschieben kommen alle Tags und Untergruppen mit. Wenn Du das nicht möchtest, hilft hier nur, die Tags in der neuen Datenbank in einem weiteren Schritt einfach alle zu löschen. Untergruppen kannst Du bereits vor dem Verschieben in der alten Datenbank auflösen.
Wenn Du die Dokumente in beiden Datenbanken behalten willst, musst Du sie über Copy&Paste in die neue Datenbank einfügen. Aber Achtung: Du hast dann Duplikate, die sich nicht mehr kennen. Wenn Du in einer Datenbank etwas änderst, wissen die Dokumente in der anderen nichts davon. Daher rate ich davon ab und plädiere dafür, dass ein Dokument jeweils nur in einer Datenbank ein Zuhause hat.
Du hast mehrere Datenbanken in DEVONthink und möchtest sie wieder in einer zusammenführen
- Du markierst alle Daten in der Datenbank, die Du auflösen möchtest, und verschiebst sie per Drag&Drop in die Zieldatenbank.
- Mit der intelligenten Gruppe „Duplikate“ kannst Du in der Zieldatenbank prüfen, ob Du durch das Verschieben Duplikate erzeugt hast und diese bei Bedarf bereinigen.
- Anschließend löschst Du die nicht mehr benötigte Datenbank.
Wenn Du die Daten in der Zieldatenbank in einer Gruppe haben möchtest, gruppierst Du die Daten am besten schon bevor Du sie verschiebst. Ebenso solltest Du vor dem Verschieben alle Tags löschen, die Du in der Zieldatenbank nicht haben möchtest.
Kurz gesagt
Eine Datenbank in DEVONthink verwendest Du, wenn Du einen zentralen Ablageort für alle Gedanken, Dokumente, Notizen und sonstiges haben möchtest.
Mehrere Datenbanken in DEVONthink lohnen sich bei klar abgegrenzten Projekten oder wenn Du mit mehreren Leuten in einer Datenbank gemeinsam arbeitest, aber daneben auch andere Daten in DEVONthink haben möchtest, auf die nicht alle Zugriff haben sollen.
Dieser Beitrag bezieht sich auf DEVONthink 2.x.
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Hi there,
danke für die Infos! So kurz und knapp habe ich das Thema noch nirgends beleuchtet gefunden! Ich überlege noch: ich habe mehrere Datenbanken, aber oft kommt es vor, dass ich überlegen muss, in welche denn nun eine neue Info gehört. Vllt. ende ich mit so etwas wie eine DB für privat und eine für jobs?! Mal sehen.
Hallo Karsten,
vielen Dank für Deinen Kommentar. Freut mich, dass Du den Post nützlich findest!
Ich habe auch mit mehreren Datenbanken angefangen und mich dann schnell dabei ertappt, dass ich immer wieder überlegt habe, in welche dieses oder jenes Dokument gehört oder ob ich es nicht doch in mehreren DB brauche. Daher habe ich es dann irgendwann auf eine DB reduziert. Ich glaube, am besten hat man gerade so viele DB, dass man beim Ablegen nicht überlegen muss.
Viele Grüße,
Thyra
Hey Thyra,
eine Aussage im Artikel ist nicht richtig: Devonthink Pro sucht sehr wohl durch mehrere Datenbanken. Dazu einfach die globale Suche nutzen. Dann funktioniert das.
Gleichwohl ist ein Punkt wichtig (dadurch bin ich über Deinen Artikel gestolpert): Von der globalen Inbox gibt es keine AI für die Sortierung in die untergeordneten Datenbanken.…Bis dato habe ich eine Datenbank für Firma und eine für Privat. Wie du so schön schreibst, macht es nur dann Sinn, wenn mehrere Leute an der Datenbank arbeiten. Als Freelancer eher nicht 😉
Ich habe auch verschiedene Datenbanken probiert. Das Problem ist schlussendlich, dass der Workflow unterbrochen wird und man ständig am überlegen ist, in welche Datenbank gehört jetzt das Dokument. Über die AI ist das Dokument schnell geordnet. Bei mehreren Datenbanken folgt erst der Schritt in die Globale Inbox, dann in die Inbox der Datenbank, dann in die korrekte Gruppe. Das ist korrekterweise nicht sinnvoll.
Für Projekte und Forschung vollkommen richtige Überlegung mit mehreren Datenbanken.
Hat jemand schon mit der maximalen Datenbankgröße Erfahrung?
Viele Grüße
René
Hallo René,
vielen Dank für Deinen Kommentar. Du hast völlig recht mit der globalen Suche. Das ist mir inzwischen durch einen Zufall auch aufgefallen, ich bin aber noch nicht dazu gekommen, den Artikel zu aktualisieren. Ich hole das in den nächsten Tagen nach :-).
Deinen Punkt mit der fehlenden AI in der globalen Inbox finde ich sehr wichtig. Das habe ich komplett übersehen, weil ich schon so lange mit nur einer Datenbank arbeite. Ich versuche das in den Artikel einzuarbeiten, wenn ich ihn aktualisiere.
Was die Datenbankgröße angeht, so habe ich da im Rahmen der Beta-Tests von DTTG2.0 im Forum (da gab es immer mal Probleme mit großen DB) sehr verschiedene Angaben gesehen. Die größten DB, die dort genannt wurden, schienen mir im niedrigen 2‑stelligen GB-Bereich zu sein. Meine eigene ist inzwischen bei 7,5GB mit ca. 10.000 Objekten und macht keine Probleme.
Viele Grüße,
Thyra
Hallo René, bin zufällig auf Deinen Kommentar gestoßen. Ich hoffe, ich habe Deine Überlegungen richtig verstanden. Betreffend dem Sortieren in mehrere “Datenbanken” könnte Dir das umstellen auf “Gruppe auswählen” in den Einstellungen/Import helfen. Habe dazu ein kurzes Video http://d.pr/v/CqLe über meinen Workflow gemacht.
Hallo Alexander,
die Funktion “Gruppe auswählen” hilft natürlich, ersetzt aber für mich nicht die AI, die mir ja genau diese manuelle Auswahl der Zielgruppe abnimmt und die Ablage von Dokumenten automatisiert. Von daher hat es bisher in meinen Workflow nicht so richtig reingepasst.
Viele Grüße,
Thyra
Jetzt verstehe ich. Würde mir auch wünschen, mann könnte hier “Hazel” direkt in DEVONthink zum Einsatz bringen. Wäre für mich das genialste überhaupt.
So ist nur eine Lösung über den Finder (Ordner/Gruppe wie in DEVONthink — Import) mit Hazel möglich.
Hallo René,
ich habe mal im Forum nach der maximalen Datenbankgröße gestöbert und die Empfehlung ist: “filesize doesn’t matter but more than 100 thousand items and 100 million words per database are only recommended with lots of RAM and a fast computer”.
http://forum.devontechnologies.com/viewtopic.php?f=2&t=8016
Viele Grüße,
Thyra
eine spezielle Frage: gibt es eine Möglichkeit, auf seine Daten innerhalb der Datenbank zu zu greifen, wenn DEVONthink Pro seinen Start mit einer Fehlermeldung verweigert ? Mir leider passiert — selbst de und Neu Installation des Programms hat nichts gebracht — stelle grade das komplette System über TimeMachine wieder her… Überlege also deshalb in meinem Fall, ob es nicht besser gewesen wäre meine Daten nicht zu Importieren sondern nur zu Indexieren.… (Somit hätte ich auf die Original Dateien auch ohne DEVONthink Zugriff gehabt).
Falls es interessiert — das Problem trat auf, nachdem ich “iDisplay” ausprobiert hatte.… Danach wollte DEVONthink nicht mehr…
Hallo Paradiese,
wenn Du mit einem Rechts-Klick auf die Datenbank klickst und den Menüpunkt “Paketinhalt anzeigen” auswählst, bekommst Du über den Finder Zugriff auf die Daten. Sie liegen in dem Paket in dem Ordner “Files.noindex” und sind dort nach Dateitypen in Subordner unterteilt. Wenn Du etwas bestimmtes suchst, kannst Du auch über Spotlight danach suchen, denn die Inhalte werden ebenfalls vom System mit indiziert. Das geht vermutlich schneller, als sich durch die Ordner klicken.
Dass ich an die Daten notfalls auch direkt über den Finder ran komme, war der Hauptgrund, warum ich mich vor einigen Jahren für DEVONthink entschieden habe :-).
Alternative zu iDisplay: Ich habe bisher ganz gute Erfahrung mit der freien Variante DuetDisplay gemacht. Das ist allerdings meines Wissens nach wie vor kabelgebunden.
Viele Grüße,
Thyra