Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

Du kannst mit DEVONt­hink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Daten­banken anlegen* und auf diese Weise Daten vonein­ander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirk­lich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Daten­banken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Daten­bank. Ebenso greift die AI von DEVONt­hink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gungen bei kolla­bo­ra­tivem Arbeiten nur durch verschie­dene Daten­banken reali­sieren.

Diese Eigen­schaften soll­test Du bei der Planung, wie Du mit DEVONt­hink arbeiten möch­test, berück­sich­tigen.

Ich bin grund­sätz­lich ein Fan von einer Daten­bank in DEVONt­hink, in die ich wirk­lich alles hinein tue. Eine Weile habe ich damit expe­ri­men­tiert, Büro­kram oder auch meine Rezept­samm­lung in einer eigenen Daten­bank zu verwalten. Ich bin dann aber wieder dazu über­ge­gangen, alles in einer zu haben. Ich wollte zum einen nicht ständig bei der Daten­ab­lage über­legen, in welche Daten­bank das Doku­ment jetzt gehört. Zum anderen hoffe ich aber darauf, dass es mir gelingt, auf lange Sicht mit DEVONt­hink meinen eigenen Zettel­ka­sten heran­zu­ziehen.

Eine Datenbank — der Zettelkasten als Kommunikationspartner

Der Gedanke “alles in einer Daten­bank” folgt der Idee des Zettel­ka­stens von Niklas Luhmann. Ich habe alles an einem Ort und wenn ich die Daten­bank in DEVONt­hink nur lange genug mit so vielen Infor­ma­tionen wie möglich fütterte, wird sie mir eines Tages neue Zusam­men­hänge zeigen können.

Ich mache mal ein fiktives Beispiel. Du willst einen Krimi schreiben mit einer Haupt­figur, die leiden­schaft­lich kocht. In DEVONt­hink hast Du nun über die Jahre Notizen zu Deiner Roma­nidee und der Figur auf der einen Seite gesam­melt, auf der anderen aber auch Deine Koch­re­zepte. Nun ist es möglich, dass DEVONt­hink Dir dabei helfen kann heraus­zu­finden, was Deine Haupt­figur am lieb­sten kocht. Wären die Rezepte in einer zweiten Daten­bank — keine Chance. Dann musst Du es Dir ganz alleine über­legen.

Ganz prag­ma­tisch hat eine einzelne Daten­bank für alles aber den alltäg­li­chen Vorteil im papier­losen Büro, dass ich bei der Daten­ab­lage nicht nach­denken muss. Alles wandert an einen Ort. Wenn ich mehrere Daten­banken habe, muss ich hier eine Entschei­dung mehr treffen und mein Work­flow wird lang­samer.

Der Nach­teil bei einer Daten­bank ist, dass bei der Suche nach einer neuen Idee plötz­lich die Gasab­rech­nungen der letzten Jahre das Such­ergebnis verwäs­sern. Das kommt bei mir zwar selten vor, aber manchmal habe ich diesen Effekt.

Mehrere Datenbanken — perfekt für Projekte und kollaboratives Arbeiten

Für getrennte Daten­banken in DEVONt­hink gibt es aber auch mehrere gute Gründe. Ein offen­sicht­li­cher ist, dass Du DEVONt­hink mit mehreren Personen gemeinsam benutzt und Ihr auf einen gemein­samen Daten­be­stand zugreifen möchtet. Das kann zB bei einer kleinen Firma der Fall sein. In diesem Szenario möchten natür­lich alle an diesem Ort nur die für sie rele­vanten Doku­mente sehen. Also nicht unbe­dingt die Amazon-Rech­nung des Kollegen.

Ein weiteres Beispiel wäre für mich ein Forschungs­pro­jekt. Hier würde ich auch eine eigene Daten­bank anlegen und dort alles sammeln, was zu diesem Projekt gehört. Wenn ich zB mit einer Diplom­ar­beit anfange, Literar­ur­stellen, Labor­jour­nale etc. alles in einer Daten­bank zu pflegen, kann mich das mein ganzen Forscher­leben begleiten und mit mir wachsen. Auch in diesem Fall würden die Gehalts­ab­rech­nungen vermut­lich eher die Sicht versperren als krea­tiven Input zu bieten. Nichts desto trotz würde ich bei Projekten mit einer über­schau­baren Lauf­zeit dazu raten, die Daten­banken nach Abschluss des Projektes mit meiner Haupt­da­ten­bank wieder zusam­men­zu­führen. Gerne können die Daten dabei in einer eigenen Gruppe bleiben, sodass ich bei Bedarf schnell wieder trennen kann. Aber man weiß nie, wo der Funke des Genies plötz­lich zündet.

Der Nach­teil von mehreren Daten­bank ist, dass die AI von DEVONt­hink mit Funkionen wie der auto­ma­ti­schen Ablage von Doku­menten oder dem Finden verwandter Doku­mente nur inner­halb einer Daten­bank verwendet werden kann.

Wie trenne ich Daten oder führe sie wieder zusammen

Wenn Du jetzt aber nicht weiß, welche Vari­ante für Dich die bessere ist. Oder Du nach einer Weile fest­stellst, dass just die andere Vari­ante besser gewesen wäre, dann kannst Du das relativ schnell umstellen.

Du hast eine Datenbank in DEVONthink und möchtest nun aber mehrere verwenden

1. Im Menü „Ablage“ legst Du mit dem ersten Menü­punkt eine neue Daten­bank an.
2. Die Daten aus der alten Daten­bank, die Du in die neue Daten­bank umziehen möch­test, grup­pierst Du Dir am besten zunächst.
3. Dann markierst Du alle Doku­mente, die umziehen sollen, und verschiebst sie per Drag&Drop in die neue Daten­bank.

Beim Verschieben kommen alle Tags und Unter­gruppen mit. Wenn Du das nicht möch­test, hilft hier nur, die Tags in der neuen Daten­bank in einem weiteren Schritt einfach alle zu löschen. Unter­gruppen kannst Du bereits vor dem Verschieben in der alten Daten­bank auflösen.

Wenn Du die Doku­mente in beiden Daten­banken behalten willst, musst Du sie über Copy&Paste in die neue Daten­bank einfügen. Aber Achtung: Du hast dann Dupli­kate, die sich nicht mehr kennen. Wenn Du in einer Daten­bank etwas änderst, wissen die Doku­mente in der anderen nichts davon. Daher rate ich davon ab und plädiere dafür, dass ein Doku­ment jeweils nur in einer Daten­bank ein Zuhause hat.

Du hast mehrere Datenbanken in DEVONthink und möchtest sie wieder in einer zusammenführen

1. Du markierst alle Daten in der Daten­bank, die Du auflösen möch­test, und verschiebst sie per Drag&Drop in die Ziel­da­ten­bank.
2. Mit der intel­li­genten Gruppe „Dupli­kate“ kannst Du in der Ziel­da­ten­bank prüfen, ob Du durch das Verschieben Dupli­kate erzeugt hast und diese bei Bedarf berei­nigen.
3. Anschlie­ßend löschst Du die nicht mehr benö­tigte Daten­bank.

Wenn Du die Daten in der Ziel­da­ten­bank in einer Gruppe haben möch­test, grup­pierst Du die Daten am besten schon bevor Du sie verschiebst. Ebenso soll­test Du vor dem Verschieben alle Tags löschen, die Du in der Ziel­da­ten­bank nicht haben möch­test.

Kurz gesagt

Eine Daten­bank in DEVONt­hink verwen­dest Du, wenn Du einen zentralen Abla­geort für alle Gedanken, Doku­mente, Notizen und sonstiges haben möch­test.

Mehrere Daten­banken in DEVONt­hink lohnen sich bei klar abge­grenzten Projekten oder wenn Du mit mehreren Leuten in einer Daten­bank gemeinsam arbei­test, aber daneben auch andere Daten in DEVONt­hink haben möch­test, auf die nicht alle Zugriff haben sollen.

Du bist noch kein DEVONt­hink Nutzer? Dann schau’ doch mal bei DEVON­tech­no­lo­gies vorbei und infor­miere dich.*