DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ersten Teil der Arti­kel­serie habe ich beschrieben, dass das Impor­tieren eigent­lich der beste Weg, Daten mit DEVONt­hink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indi­zieren. Aber natür­lich kannst Du auch beide Vari­anten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unter­schiede bei DEVONt­hink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funk­tio­niert und Du keine Über­ra­schungen erlebst.

DEVONthink Import vs. Index — wenn weder Import noch Indizieren alleine passen

Es gibt ein paar Fälle, in denen ein Import keine gute Idee ist:

  • Du hast Code, den Du kompi­lieren möch­test (das gilt auch für LaTeX-Doku­mente).
  • Du möch­test mit einem Tablet oder Smart­phone auf Daten zugreifen und sie auch bear­beiten. Bei mir sind das zB PDFs, Text­do­ku­mente, Mind­maps, ePubs sowie Dateien von Omni­graffle, OmniOut­liner und Omni­Plan.
  • Du bear­bei­test Daten mit anderen gemeinsam, die nicht auf Dein Heim­netz­werk zugreifen können, die nicht auf andere Daten in Deiner Daten­bank Zugriff haben sollen oder die einfach nicht mit DEVONt­hink arbeiten wollen.

Wenn ein Punkt davon bei Dir zutrifft und Du aber gleich­zeitig viele kleine Text-Frag­mente hast oder zB Webseiten als Book­mark ablegen möch­test, bist Du ein Kandidat für eine gemischte Daten­bank aus impor­tierten und indi­zierten Objekten. Das hört sich in der offi­zi­ellen Doku­men­ta­tion zu DEVONt­hink total einfach an, erfor­dert aber im Alltag, dass Du Dir Regeln setzt, wie Du mit DEVONt­hink arbei­test, und Dich konse­quent daran hälst.

Regeln für die gleichzeitige Arbeit mit importieren und indizierten Daten in DEVONthink

Ich habe gerade bei einer Aufräum­ak­tion meiner Daten­bank zahl­reiche Stunden damit verbracht, das von mir über die Jahre ange­rich­tete Chaos wieder aufzu­lösen. Für den Neuan­fang habe ich mir nun die folgenden Regeln gegeben, die Du für Dich als Grund­lagen nehmen kannst:

  • Ich impor­tiere soviel wie möglich in die Daten­bank und habe (fast) keine Daten mehr lokal in meinem User-Verzeichnis auf der Fest­platte liegen.
  • Alle Daten, die ich außer­halb von DEVONt­hink brauche, liegen in einem Cloud-Verzeichnis. Bei mir sind das Dropbox und iCloud.
  • Für die indi­zierten Daten habe ich in DEVONt­hink eine eigene Gruppe auf der ober­sten Ebene meiner Daten­bank ange­legt, die einfach „Indi­zierte Ordner“ heißt. Für alle Ordner, die ich indi­ziere, löse ich die Aktion „Bear­beiten > Indi­zieren…“ von dieser Gruppe ausge­hend aus. Die so indi­zierten Dateien repli­ziere ich nach Bedarf an andere Orte in meiner Daten­bank oder vergebe Tags, durch die sie in bestimmten intel­li­genten Gruppen auftau­chen.
  • iCloud-Drive habe ich komplett in DEVONt­hink indi­ziert. Dazu gibt es ein Script, das Du Dir instal­lieren kannst (Hilfe > Support-Assi­stent -> Extras instal­lieren > Scripts > Index iCloud Drive).
  • In der Dropbox habe ich die Daten, die ich mit DEVONt­hink indi­ziere, in so wenige Ordner wie möglich auf ober­ster Ebene (Dropbox > indi­zierter Ordner) aufge­teilt. Bei mir macht es keinen Sinn, Dropbox komplett zu indi­zieren, weil hier Daten wie zB Bilder liegen, die ich gene­rell nicht in DEVONt­hink haben möchte. Wenn das bei Dir nicht der Fall ist und Du auch nicht auf mehreren Macs DEVONt­hink über Dropbox synchro­ni­sierst, würde ich direkt den gesamten Dropbox-Ordner indi­zieren.

Daten in externen Ordner oder in die Datenbank verschieben

Ein prak­ti­sches Feature von DEVONt­hink greift erst richtig in einer gemischten Daten­bank. Und zwar kannst Du Dateien, die Du nach DEVONt­hink impor­tiert hast, in einen indi­zierten Ordner verschieben und dann über einen Rechtsklick und die Aktion „In externen Ordner verschieben“ aus der Daten­bank heraus in den entspre­chenden Ordner im Datei­sy­stem verschieben. Ebenso kann man aus glei­chen Menü heraus Dateien in die Daten­bank hinein holen, die bisher nur indi­ziert waren. Dabei gibt es die Einschrän­kung, dass das ganze nur funk­tio­niert, wenn der jewei­lige Ordner, in dem Du Dich befin­dest, indi­ziert ist. Das hört sich logisch an, aber ich habe immer mal wieder die Möglich­keit vermisst, einen ganzen Ordner oder einzelne Dateien über diesen Weg aus der Daten­bank hinaus zu bringen. Die Alter­na­tive ist nämlich, die Datei zu expor­tieren, in DEVONt­hink zu löschen und dann von außen neu zu indi­zieren. Was so umständ­lich ist, wie es sich anhört.

Sreenshort Menü In externen Ordner verschieben, in Datenbank verschieben
Menü für “In externen Ordner verschieben” und “In Daten­bank verschieben” in DEVONt­hink

Indizierte Instanzen finden

Um in einer gemischten Daten­bank den Über­blick über die indi­zierten Daten zu behalten, legst Du Dir am besten eine intel­li­gente Gruppe an, die alle indi­zierten Instanzen enthält.

Dialog Intelligente Gruppe in DEVONthink indizierte Instanzen DEVONthink Import vs. Index
Dialog Intel­li­gente Gruppe in DEVONt­hink erstellen, um indi­zierte Instanzen anzu­zeigen

Anson­sten gelten alle im zweiten Teil der Arti­kel­serie genannten Hinweise für’s Indi­zieren natür­lich genauso für die gemischte Daten­bank. Wenn Du Deine Regeln aufstellst, wie Du mit einer gemischten Daten­bank in DEVONt­hink arbeiten möch­test, soll­test Du diese Hinweise unbe­dingt berück­sich­tigen.

Du bist noch kein DEVONt­hink Nutzer? Dann schau’ doch mal bei DEVON­tech­no­lo­gies vorbei und infor­miere dich.*

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.