DEVONthink To Go als Document Provider

DEVONthink To Go 2.1 hat eine neue Funktion eingeführt, die es schon länger unter iOS gibt, aber nur von wenigen Apps genutzt wird. DEVONthink To Go kann nun als Document Provider für andere Apps fungieren.

Das bedeutet, dass Du von verschiedenen Apps aus auf Deine Daten in DEVONthink To Go zugreifen, sie mit anderen Apps öffnen und bearbeiten kannst. Die Daten werden, wenn Du sie bearbeitet hast, zurück in DEVONthink To Go geschrieben. Coole Sache! Je nachdem, wie die App, mit der Du eine Datei bearbeitet hast, funktioniert, entsteht dabei noch nicht mal eine Kopie, die Du entfernen müsstest.

Nachdem ich im Blog von DEVONtechnologies davon gelesen hatte, habe ich mich auf die Suche nach dem Premium-Feature gemacht und war schliesslich froh, bei Macdrifter eine englische Anleitung zu finden, wo ich überhaupt suchen muss. In dem wie immer super aktuellen Handbuch zu DEVONthink To Go ist zwar der Standardfall beschrieben, aber leider halten sich daran nicht alle Apps. Und so kann der Zugriff auf die Inhalte von anderen Apps in jeder App, die das Document Provider Feature unterstützt, an unterschiedlicher Stelle versteckt sein.

Daher habe ich hier mal eine Übersicht über die verschiedenen Varianten zusammengestellt, die ich bei meinem App-Portfolio entdeckt habe.

Wie Du DEVONthink To Go als Document Provider aktivierst

Als erstes musst Du schauen, dass Du iCloud Drive aktiviert hast, denn darauf basiert das Document Provider Feature von iOS. In DEVONthink To Go selbst musst Du nichts tun außer sicherstellen, dass Du die Premium Features aktiviert/gekauft hast.

Nun suchst Du Dir eine App, von der Du weißt, dass sie das Feature nach dem Standard implementiert hast. Das sind in jedem Fall mal Pages, Numbers und Keynote. Du kannst aber die hier beschrieben Schritte auch in den Dialogen der unten beschriebenen Apps durchführen. Da ist dann nur der Einstieg jeweils ein anderer.

Du öffnest zB Keynote. Links oben in der Menü-Leiste steht „Locations“ bzw. „Orte“ (Je nach App steht hier in der deutschen Lokalisation auch “Standorte”). Dort klickst Du drauf und es erscheint ein kleiner Dialog. In diesem wählst Du „More/Mehr…“ aus und kannst nun DEVONthink To Go aktivieren. Wenn Du mit “Done/Fertig” bestätigst, erscheint DEVONthink To Go direkt in der Auswahl und wird es von nun an in allen Apps tun, wenn Du diesen Dialog aufrufst. Wenn Du DEVONthink To Go hier anklickst, erscheint ein neuer Dialog, über den Du durch Deine Datenbank(en) navigieren kannst.

DEVONthink als Document Provider aktivieren

DEVONthink To Go als Document Provider mit OmniOutliner und OmniGraffle

Auch mit OmniOutliner und OmniGraffle kannst Du das Document Provider Feature mit DEVONthink ToGo nutzen, wenn Du zuerst die Funktion „Use Cloud Storage Providers“ bzw. “Cloudspeicheranbieter verwenden” in den Einstellungen der beiden Apps aktivierst.

Bitte beachte dabei, dass die Funktion „Use Cloud Storage Providers“ noch im Beta-Stadium ist.

Nach der Aktivierung kannst Du über die Auswahl “Other documents” bzw. „Andere Dokumente“ und dem „+“-Button oben rechts den Dialog für das iCloud-Drive öffnen. In diesem Dialog findest Du oben links wieder den altbekannten Menü-Eintrag „Locations/Standorte“ über den Du DEVONthink To Go erreichst.

DEVONthink als Document Provider mit OmniOutliner

DEVONthink To Go als Document Provider mit iA Writer

Mein Lieblings-Texteditor ist seit langem und immer noch iA Writer. Hier hatte ich spontan mehrere Anwendungsfälle für die Integration mit DEVONthink To Go, daher habe ich mich auch in dieser App auf die Suche nach der entsprechenden Funktion gemacht.

iA Writer hat inzwischen ein Menü, das dem der Desktop-App sehr ähnlich und damit für iOS sehr untypisch ist. Hier gehst Du in die Menü-Leiste unter “File/Ablage” und sagst dort “Open…/Öffnen…”, um den Zugriff auf die Document-Provider-Apps zu erhalten.

DEVONthink als Document Provider mit iA Writer

DEVONthink To Go als Document Provider mit Ulysses

Mit Ulysses arbeite ich immer wieder sehr gern, aber auch hier ist das Feature gut versteckt.

Bei Ulysses gehst Du in die erste Spalte der Bibliothek. Unter „Manage/Verwalten“ aktivierst Du „External Files/Externe Dateien“. Ein entsprechender Eintrag erscheint, der allerdings eine leere Spalte „No files/Keine Dateien“ zeigt, wenn Du ihn anklickst. Nun musst Du einmal in die leere Spalte hinein tippen, dann rücken die Spalten eins nach links und es erscheint am unteren Rand ein Symbol für „Datei in der Cloud“. Wenn Du dieses Symbol antippst, bist Du wieder in dem bekannten Dialog, von dem aus Du Zugriff aus DEVONthink To Go hast.

DEVONthink als Document Provider mit Ulysses

DEVONthink To Go als Document Provider mit iThoughtsX

Wieder einen anderen Weg geht iThoughtsX. Ich mag das Mindmapping-Tool sehr für seinen riesigen Funktionsumfang und seine Konvertierungsfähigkeiten, aber die Usability ist über die Jahre nicht einfacher geworden.

Der Zugriff auf die Document-Provider-Apps ist hier tief im Sharing-Menü versteckt. Das Sharing-Menü findest Du oben rechts. Dort wählst Du „Cloud“ aus, dann „Download/Herunterladen“ und dann weiter „iCloud Drive“ bis Du schliesslich bei dem Dialog angelangst, über den Du DEVONthink To Go erreichst.

DEVONthink als Document Provider mit iThoughtsX

DEVONthink To Go als Document Provider mit GoodReader

Falls Du denkst, Du hast jetzt alle Möglichkeiten gesehen, habe ich noch GoodReader für Dich. Ich bin da ein bisschen altmodisch und GoodReader ist immer noch mein Lieblings-PDF-Werkzeug. Hier habe ich eine Weile gesucht, bin aber dann doch fündig geworden.

In GoodReader gehst Du in das Menü „Manage Files“ in der rechten Randspalte. Dort wählst Du „Import“ aus und in dem Dialog, der dann erscheint, „Open file from iCloud“. In dem dann folgenden Dialog kannst Du dann wieder über „Locations“ oben links DEVONthink To Go finden.

DEVONthink als Document Provider mit Goodreader

Fazit

Mit ein bisschen Suchen und Probieren bin ich in fast jeder App, bei der ich das Feature vermutet habe, fündig geworden. Ich finde es schade, dass bei der Entwicklung von iOS-Apps hier nicht mehr auf Einheitlichkeit geachtet wird, denn das ist ein tolles Feature, mit dem das iPad definitiv ein Stück produktiver wird.

Immerhin wird es das nun schon mit DEVONthink To Go. Es ist wirklich tolle Arbeit, was die Entwickler mit dieser App gezaubert haben und das Document-Provider-Feature bringt DEVONthink To Go noch einen Sieben-Meilen-Schritt weiter nach vorne.

9 Gedanken zu „DEVONthink To Go als Document Provider“

  1. Hallo,
    danke für Deinen interessanten Artikel. Du schreibst “wenn Du sie bearbeitet hast, zurück in DEVONthink To Go geschrieben”, das heißt es wird eine Kopie in der iCloud gespeichert?

    1. Hallo Eric,

      ich bin jetzt kein iOS-Entwickler und kann nicht sagen, wie es technisch genau funktioniert, aber es wird keine für den Nutzer sichtbare Kopie in der iCloud gespeichert. Das Document Provider Feature benutzt iCloud eher als eine Art Durchreiche oder Tunnel, durch den ein Dokument von App A an App B zur Bearbeitung und wieder zurück an App A übergeben wird – eben genau ohne eine zusätzliche Kopie zu erzeugen.

      Viele Grüße,
      Thyra (geekyorganizer)

  2. Vielen Dank für deinen guten Artikel. Das wir mir in meinem Workflow die Arbeit deutlich erleichtern. Geht auch mit den Microsoft Office Apps, PDF Expert nd Goodnotes. Es wird nicht in der Icloud gespeichert und funktioniert auch ohne Internet. Super.

    1. Mit Pages habe ich das erfogreich getestet. Öffnen in Pages aus Devonthink to go, ändern in Pages und voilá, in Devonthink to go ist die Änderung vollzogen und in Pages keine Kopie gespeichert. In Pages ja, in Goodnotes ist es mir nicht gelungen.
      Ich vermute, Goodnotes unterstützt nur das importieren einer Kopie aus Devonthink to go, nicht das Zurückspeichern auf das Original.
      Weiß hier jemand mehr dazu? Goodnotes und DTTG sind zwei meiner Hauptapps.

      Danke für den Blog und Gruß

      1. Hallo Anneliese,

        ich benutze Goodnotes nur selten, daher hatte ich die App im Zusammenspiel mit DTTG und dem Document Provider Feature bisher nicht getestet. Ich habe das aber vorhin ausprobiert und sehe das gleiche wie Du: Ich kann zwar Dateien von DTTG nach Goodnotes importieren, aber dabei wird in Goodnotes leider eine Kopie erzeugt. Sehr schade.

        Viele Grüße,
        Thyra

      2. Und mit PDF Expert, das ich mir gerade gekauft habe, klappt das Zurückspeichern nach DTTG auch nicht …. Leute, Leute, bevor Ihr hier in der Öffentlichkeit Dinge behauptet, solltet Ihr kurz testen … (sage ich immer zu meinem Team)

        Gruß

  3. Hallo Thyra,
    vielen Dank für den interessanten Artikel. In der Zwischenzeit hat sich schon wieder vieles bei DevonThink getan – besonders in der iOS version. Möglichkeiten Markdown und eigenes CSS zu nutzen sind einfach fantastisch gelöst. Viele Grüße, Steffi

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