Wie du Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizierst

In diesem Post zeige ich, wie du Daten und Ordner aus Mobile Docu­ments (iCloud) mit DEVONt­hink indi­zieren kannst.

In früheren MacOS Versionen konn­test du über die Library problemlos auf den Ordner Mobile Docu­ments und seinen Inhalt zugreifen (unter „Gehe zu“ die ⌥-Taste drücken, dann erscheint die Library -> hier liegt der Ordner). Hier liegen die Daten, die du via iCloud spei­cherst. Heute kommst du an die Inhalte in diesem Ordner nicht mehr ohne weiteres dran. Du sieht den Ordner zwar noch in der Library, kannst aber den Inhalt nicht mehr anzeigen.

Mit iCloud Drive hast du zwar nun einen entspre­chenden Ordner in den Favo­riten im Finder, über den du auf Dateien von Numbers, Pages und einigen anderen Programmen zugreifen kannst. Wenn du genau schaust, wirst du aber fest­stellen, dass du nicht auf alles zugreifen kannst, was du über iCloud synchro­ni­sierst. Ein gutes Beispiel dafür ist Ulysses.

Warum du Mobile Documents mit DEVONthink indizieren möchtest

Darüber hinaus kannst du die Programm­ver­zeich­nisse aus dem iCloud-Ordner nicht mit DEVONt­hink indi­zieren. Wenn du versuchst, zB den Ordner „Numbers“ per Drag&Drop mit gedrückten ⌥⌘-Tasten in eine DEVONt­hink Daten­bank zu ziehen, passiert einfach gar nichts. Mit den einzelnen Dateien geht das zwar, aber dann musst du immer, wenn du eine neue Datei in iCloud anlegst daran denken, die Datei zu indi­zieren. Das ist mühselig und fehler­an­fällig.

Wie indizierst du Mobile Documents mit DEVONthink

Da die Daten irgendwo auf der Fest­platte liegen müssen, habe ich nach eine Möglich­keit gesucht, wie ich darauf zugreifen kann. Bei MacVil­lage habe ich einen Work­a­round gefunden, der es ermög­licht, auf den Inhalt von Mobile Docu­ment zuzu­greifen und Mobile Docu­ments mit DEVONt­hink zu indi­zieren.

  1. Du navi­gierst zu Mobile Docu­ments, in dem du aus dem Finder-Menü „Gehe zu“ auswählst, die Alt-Taste drückst und auf den dann erschei­nenden Eintrag „Library“ klickst. Es öffnet sich der Library-Ordner. Hier findest du auf erster Ebene Mobile Docu­ments.
  2. Von Mobile Docu­ments erstellst du ein Alias.
  3. In dem Moment, in dem du das Alias erstellst, siehst du den kompletten Inhalt. Sobald du einmal weg klickst, zeigt das Alias auch nur noch das Ordner-Symbol, wenn du es wieder anklickst. Du kannst aber soviel Alias’ erzeugen wie du möch­test.
  4. Für das Indi­zieren mit DEVONt­hink ist es egal, ob das Alias den Inhalt anzeigt. Du ziehst das Alias daher als näch­stes auf den Schreib­tisch.
  5. Dann wech­selst du zu DEVONt­hink und wählst das Alias via Datei > Indi­zieren… aus. DEVONt­hink beginnt nun das Verzeichnis zu indi­zieren.
  6. Das Alias kannst du anschlie­ssend löschen.

Wenn du nur einzelne Ordner aus Mobile Docu­ments indi­zieren möch­test, markierst du den jewei­ligen Ordner in dem frisch erstellten Alias und ziehst ihn mit gedrückten ⌥⌘-Tasten in deine Daten­bank.

Disclaimer

Du soll­test Dateien aus den Mobile Docu­ments in DEVONt­hink NICHT bear­beiten, sondern nur als Refe­renz indi­zieren. Ich habe zB eine Tabelle mit den Wohnungs­ne­ben­ko­sten indi­ziert, damit ich sie bei den anderen Unter­lagen der Wohnung habe. Bear­beiten tue ich diese Tabelle aber ausschließ­lich über iCloud bzw. den Aufruf direkt aus Numbers.

Die Datei­namen in Mobile Docu­ments sind wirr, aber du darfst sie nicht ändern. Ich hatte oben das Beispiel von Ulysses genannt. Ich indi­ziere diese Daten, damit ich sie über die Ähnlich­keits­suche von DEVONt­hink mit Doku­menten aus anderer Verzeich­nissen in Verbin­dung bringen kann. Die Daten von Ulysses in DEVONt­hink per Navi­ga­tion zu finden, macht aufgrund der kryp­ti­schen Benen­nung keine Freude. Wenn es nur um das Auffinden dieser Daten geht, ist meiner Erfah­rung nach Spot­light besser geeignet.

Der Weg auf Mobile Docu­ments zuzu­greifen, scheint von Apple so nicht gewollt zu sein. Es ist also möglich, dass das mit der näch­sten MacOS Version nicht mehr funk­tio­niert.

Achte darauf, dass du regel­mäßig alle indi­zierten Objekte in DEVONt­hink aktua­li­sierst.

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