Wie du Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizierst

In die­sem Post zei­ge ich, wie du Daten und Ord­ner aus Mobi­le Docu­ments (iCloud) mit DEVONthink indi­zie­ren kannst.

In frü­he­ren MacOS Ver­sio­nen konn­test du über die Libra­ry pro­blem­los auf den Ord­ner Mobi­le Docu­ments und sei­nen Inhalt zugrei­fen (unter „Gehe zu“ die ⌥-Tas­te drü­cken, dann erscheint die Libra­ry -> hier liegt der Ord­ner). Hier lie­gen die Daten, die du via iCloud spei­cherst. Heu­te kommst du an die Inhal­te in die­sem Ord­ner nicht mehr ohne wei­te­res dran. Du sieht den Ord­ner zwar noch in der Libra­ry, kannst aber den Inhalt nicht mehr anzei­gen.

Mit iCloud Dri­ve hast du zwar nun einen ent­spre­chen­den Ord­ner in den Favo­ri­ten im Fin­der, über den du auf Datei­en von Num­bers, Pages und eini­gen ande­ren Pro­gram­men zugrei­fen kannst. Wenn du genau schaust, wirst du aber fest­stel­len, dass du nicht auf alles zugrei­fen kannst, was du über iCloud syn­chro­ni­sierst. Ein gutes Bei­spiel dafür ist Ulys­ses.

Warum du Mobile Documents mit DEVONthink indizieren möchtest

Dar­über hin­aus kannst du die Pro­gramm­ver­zeich­nis­se aus dem iCloud-Ord­ner nicht mit DEVONthink indi­zie­ren. Wenn du ver­suchst, zB den Ord­ner „Num­bers“ per Drag&Drop mit gedrück­ten ⌥⌘-Tas­ten in eine DEVONthink Daten­bank zu zie­hen, pas­siert ein­fach gar nichts. Mit den ein­zel­nen Datei­en geht das zwar, aber dann musst du immer, wenn du eine neue Datei in iCloud anlegst dar­an den­ken, die Datei zu indi­zie­ren. Das ist müh­se­lig und feh­ler­an­fäl­lig.

Wie indizierst du Mobile Documents mit DEVONthink

Da die Daten irgend­wo auf der Fest­plat­te lie­gen müs­sen, habe ich nach eine Mög­lich­keit gesucht, wie ich dar­auf zugrei­fen kann. Bei MacVil­la­ge habe ich einen Work­a­round gefun­den, der es ermög­licht, auf den Inhalt von Mobi­le Docu­ment zuzu­grei­fen und Mobi­le Docu­ments mit DEVONthink zu indi­zie­ren.

  1. Du navi­gierst zu Mobi­le Docu­ments, in dem du aus dem Fin­der-Menü „Gehe zu“ aus­wählst, die Alt-Tas­te drückst und auf den dann erschei­nen­den Ein­trag „Libra­ry“ klickst. Es öff­net sich der Libra­ry-Ord­ner. Hier fin­dest du auf ers­ter Ebe­ne Mobi­le Docu­ments.
  2. Von Mobi­le Docu­ments erstellst du ein Ali­as.
  3. In dem Moment, in dem du das Ali­as erstellst, siehst du den kom­plet­ten Inhalt. Sobald du ein­mal weg klickst, zeigt das Ali­as auch nur noch das Ord­ner-Sym­bol, wenn du es wie­der anklickst. Du kannst aber soviel Ali­as’ erzeu­gen wie du möch­test.
  4. Für das Indi­zie­ren mit DEVONthink ist es egal, ob das Ali­as den Inhalt anzeigt. Du ziehst das Ali­as daher als nächs­tes auf den Schreib­tisch.
  5. Dann wech­selst du zu DEVONthink und wählst das Ali­as via Datei > Indi­zie­ren… aus. DEVONthink beginnt nun das Ver­zeich­nis zu indi­zie­ren.
  6. Das Ali­as kannst du anschlies­send löschen.

Wenn du nur ein­zel­ne Ord­ner aus Mobi­le Docu­ments indi­zie­ren möch­test, mar­kierst du den jewei­li­gen Ord­ner in dem frisch erstell­ten Ali­as und ziehst ihn mit gedrück­ten ⌥⌘-Tas­ten in dei­ne Daten­bank.

Disclaimer

Du soll­test Datei­en aus den Mobi­le Docu­ments in DEVONthink NICHT bear­bei­ten, son­dern nur als Refe­renz indi­zie­ren. Ich habe zB eine Tabel­le mit den Woh­nungs­ne­ben­kos­ten indi­ziert, damit ich sie bei den ande­ren Unter­la­gen der Woh­nung habe. Bear­bei­ten tue ich die­se Tabel­le aber aus­schließ­lich über iCloud bzw. den Auf­ruf direkt aus Num­bers.

Die Datei­na­men in Mobi­le Docu­ments sind wirr, aber du darfst sie nicht ändern. Ich hat­te oben das Bei­spiel von Ulys­ses genannt. Ich indi­zie­re die­se Daten, damit ich sie über die Ähn­lich­keits­su­che von DEVONthink mit Doku­men­ten aus ande­rer Ver­zeich­nis­sen in Ver­bin­dung brin­gen kann. Die Daten von Ulys­ses in DEVONthink per Navi­ga­ti­on zu fin­den, macht auf­grund der kryp­ti­schen Benen­nung kei­ne Freu­de. Wenn es nur um das Auf­fin­den die­ser Daten geht, ist mei­ner Erfah­rung nach Spot­light bes­ser geeig­net.

Der Weg auf Mobi­le Docu­ments zuzu­grei­fen, scheint von Apple so nicht gewollt zu sein. Es ist also mög­lich, dass das mit der nächs­ten MacOS Ver­si­on nicht mehr funk­tio­niert.

Ach­te dar­auf, dass du regel­mä­ßig alle indi­zier­ten Objek­te in DEVONthink aktua­li­sierst.

Du bist noch kein DEVONthink Nut­zer? Dann schau’ doch mal bei DEVON­tech­no­lo­gies vor­bei und infor­mie­re dich.*

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