Wie du Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizierst

In diesem Post zeige ich, wie du Daten und Ordner aus Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizieren kannst.

In früheren MacOS Versionen konntest du über die Library problemlos auf den Ordner Mobile Documents und seinen Inhalt zugreifen (unter „Gehe zu“ die ⌥-Taste drücken, dann erscheint die Library -> hier liegt der Ordner). Hier liegen die Daten, die du via iCloud speicherst. Heute kommst du an die Inhalte in diesem Ordner nicht mehr ohne weiteres dran. Du sieht den Ordner zwar noch in der Library, kannst aber den Inhalt nicht mehr anzeigen.

Mit iCloud Drive hast du zwar nun einen entsprechenden Ordner in den Favoriten im Finder, über den du auf Dateien von Numbers, Pages und einigen anderen Programmen zugreifen kannst. Wenn du genau schaust, wirst du aber feststellen, dass du nicht auf alles zugreifen kannst, was du über iCloud synchronisierst. Ein gutes Beispiel dafür ist Ulysses.

Warum du Mobile Documents mit DEVONthink indizieren möchtest

Darüber hinaus kannst du die Programmverzeichnisse aus dem iCloud-Ordner nicht mit DEVONthink indizieren. Wenn du versuchst, zB den Ordner „Numbers“ per Drag&Drop mit gedrückten ⌥⌘-Tasten in eine DEVONthink Datenbank zu ziehen, passiert einfach gar nichts. Mit den einzelnen Dateien geht das zwar, aber dann musst du immer, wenn du eine neue Datei in iCloud anlegst daran denken, die Datei zu indizieren. Das ist mühselig und fehleranfällig.

Wie indizierst du Mobile Documents mit DEVONthink

Da die Daten irgendwo auf der Festplatte liegen müssen, habe ich nach eine Möglichkeit gesucht, wie ich darauf zugreifen kann. Bei MacVillage habe ich einen Workaround gefunden, der es ermöglicht, auf den Inhalt von Mobile Document zuzugreifen und Mobile Documents mit DEVONthink zu indizieren.

  1. Du navigierst zu Mobile Documents, in dem du aus dem Finder-Menü „Gehe zu“ auswählst, die Alt-Taste drückst und auf den dann erscheinenden Eintrag „Library“ klickst. Es öffnet sich der Library-Ordner. Hier findest du auf erster Ebene Mobile Documents.
  2. Von Mobile Documents erstellst du ein Alias.
  3. In dem Moment, in dem du das Alias erstellst, siehst du den kompletten Inhalt. Sobald du einmal weg klickst, zeigt das Alias auch nur noch das Ordner-Symbol, wenn du es wieder anklickst. Du kannst aber soviel Alias’ erzeugen wie du möchtest.
  4. Für das Indizieren mit DEVONthink ist es egal, ob das Alias den Inhalt anzeigt. Du ziehst das Alias daher als nächstes auf den Schreibtisch.
  5. Dann wechselst du zu DEVONthink und wählst das Alias via Datei > Indizieren… aus. DEVONthink beginnt nun das Verzeichnis zu indizieren.
  6. Das Alias kannst du anschliessend löschen.

Wenn du nur einzelne Ordner aus Mobile Documents indizieren möchtest, markierst du den jeweiligen Ordner in dem frisch erstellten Alias und ziehst ihn mit gedrückten ⌥⌘-Tasten in deine Datenbank.

Disclaimer

Du solltest Dateien aus den Mobile Documents in DEVONthink NICHT bearbeiten, sondern nur als Referenz indizieren. Ich habe zB eine Tabelle mit den Wohnungsnebenkosten indiziert, damit ich sie bei den anderen Unterlagen der Wohnung habe. Bearbeiten tue ich diese Tabelle aber ausschließlich über iCloud bzw. den Aufruf direkt aus Numbers.

Die Dateinamen in Mobile Documents sind wirr, aber du darfst sie nicht ändern. Ich hatte oben das Beispiel von Ulysses genannt. Ich indiziere diese Daten, damit ich sie über die Ähnlichkeitssuche von DEVONthink mit Dokumenten aus anderer Verzeichnissen in Verbindung bringen kann. Die Daten von Ulysses in DEVONthink per Navigation zu finden, macht aufgrund der kryptischen Benennung keine Freude. Wenn es nur um das Auffinden dieser Daten geht, ist meiner Erfahrung nach Spotlight besser geeignet.

Der Weg auf Mobile Documents zuzugreifen, scheint von Apple so nicht gewollt zu sein. Es ist also möglich, dass das mit der nächsten MacOS Version nicht mehr funktioniert.

Achte darauf, dass du regelmäßig alle indizierten Objekte in DEVONthink aktualisierst.

Du bist noch kein DEVONthink Nutzer? Dann schau’ doch mal hier* vorbei und informiere dich.

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