Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Als ich vor etwa fünf Jahren ange­fangen habe DEVONt­hink zu verwenden, hatte ich zahl­reiche PDFs von gescannten Doku­menten, die nicht durch­suchbar waren. Ich hatte sie vorher zum großen Teil in Ever­note, wo das nicht weiter aufge­fallen war, da Ever­note die Daten aufbe­reitet. Mit dem Wechsel zu DEVONt­hink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regel­mäßig auf PDFs, die ich vorher in Ever­note über die Voll­text­suche gut finden konnte, nun aber in DEVONt­hink mühselig mit der Hand in der Verzeich­nis­struktur suchen musste.

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Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

Du kannst mit DEVONt­hink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Daten­banken anlegen und auf diese Weise Daten vonein­ander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirk­lich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Daten­banken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Daten­bank. Ebenso greift die AI von DEVONt­hink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gungen bei kolla­bo­ra­tivem Arbeiten nur durch verschie­dene Daten­banken realisieren.

Diese Eigen­schaften soll­test Du bei der Planung, wie Du mit DEVONt­hink arbeiten möch­test, berücksichtigen.

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RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren

Nachdem ich jahre­lang mit Podcasts nicht warm geworden bin, habe ich vor kurzem beschlossen, dem Medium eine zweite Chance zu geben. Mein Haupt­pro­blem war immer, die Zeit zum Hören zu finden. Ich mache das jetzt auf dem Heimweg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurück­lege. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir parallel zum Hören keine Notizen machen kann. Ist doch auch über­flüssig, mag der ein oder andere denken, dafür gibt es doch die Podcast-Show­notes. Richtig, aber die werden in den von mir verwen­deten Podcast-Apps ziem­lich lausig darge­stellt. Man könnte auch sagen, sie sind dort unlesbar.

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Save PDF to DEVONthink Pro“ — mit nur einem Klick

Ein Suche im Netz brachte mich schnell zu verschie­denen Beiträgen, wie dem „Quick­Tipp: Shortcut ‘Drucken nach DEVONt­hink’ einrichten“ von Roadrunner, die beschreiben wie Du Dir einen entspre­chenden Tastatur-Kurz­be­fehl anlegen kannst.

Damit war ich aber noch bei zwei Klicks. Da ich schon eine Weile Keyboard Maestro bei mir instal­liert habe, habe ich mir mit dem neuen Kurz­be­fehl ein simples Macro erstellt, dass die zwei Klicks mit einem erledigt.

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Papierloses Büro — Review nach zwei Jahren

Weniger Papier

Mit der Einfüh­rung des papier­losen Büros habe ich konse­quent darauf geachtet, dass ich alles was möglich war, auf Emails oder PDFs umge­stellt habe. Die 5–10 Doku­mente pro Woche sind inzwi­schen auf max. 2 Doku­mente auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf diese Optionen geachtet habe. Aber zum anderen auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwi­schen auch zB Versi­che­rungen anbieten, die komplette Korre­spon­denz elek­tro­nisch abzu­wickeln. Ich kann nur empfehlen, diese Option wann immer möglich zu akti­vieren. Selbst wenn Du keine App wie DEVONt­hink verwen­dest, ist Spot­light mitt­ler­weile so gut, dass Du alle Doku­mente problemlos auf der Fest­platte wiederfindest.

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Blogposts verwalten

Ideen für Blogposts verwalten

Für das Sammeln und Verwalten von Ideen für Blog­post eignen sich viele Werk­zeuge. Das können Notiz­pro­gramm mit Webclipper wie Ever­note oder OneNote sein. Das kann die Notiz-App von Apple sein. Oder eine Mindmap. Bei mir ist es wie so oft DEVONt­hink, in das ich alle meine Anre­gungen erstmal wahllos hinein­kippe und dann immer mal wieder durch­schaue, ob ich aus meinem Sammel­su­rium einen oder mehrere Posts machen kann.

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Meine Backup-Strategie

verschiedene SchlüsselMit der aktu­ellen Welle der Krypto-Trojaner kommt noch ein weiteres Szenario dazu. Das BSI hat in seiner Pres­se­mit­tei­lung vom 22.02.2016 empfohlen, als vorbeu­gende Maßnahme für den Befall mit einem Krypto-Trojaner, Daten durch regel­mä­ßige Backups auf vom Netzwerk/Computer getrennten Fest­platten zu sichern. Ich nehme das zum Anlass hier mal meine aktu­elle Backup-Stra­tegie vorzustellen.

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Ein Wort zu DEVONthink To Go 1.x

Ich habe an verschie­denen Stellen in der Arti­kel­serie DEVONt­hink Import vs. Index geschrieben, dass ich Daten, die ich mobil auf Tablet und Smart­phone bear­beiten möchte, in der Dropbox vorhalte und von dort nach DEVONt­hink hinein indi­ziere. Da fragt sich vermut­lich der ein oder andere, warum ich nicht einfach die App DEVONt­hink To Go 1.x nutze.

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Selbstorganisation

Warum Selbstorganisation?

Alan Henry, der Editor-in-Chief von Life­hacker, hat es kürz­lich in seinem Post in der „How we work“ Reihe sehr tref­fend beschrieben:

Produc­ti­vity isn’t about just getting more shit done. It’s about getting the shit you have to get done finished so you can spend more time doing the shit you want to do.”

Mitte 2011 war es bei mir soweit. Mir wurde bewusst, dass mein Leben nur noch aus „sleep, eat, work, repeat“ bestand. Zeit, für all die Dinge, die ich noch in meinem Leben tun wollte, war eigent­lich da, aber die Dinge fielen mir nicht ein, wenn ich gerade Zeit hatte. Das wollte ich ändern und mich selbst besser organisieren.

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DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ersten Teil der Arti­kel­serie habe ich beschrieben, dass das Impor­tieren eigent­lich der beste Weg, Daten mit DEVONt­hink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indi­zieren. Aber natür­lich kannst Du auch beide Vari­anten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unter­schiede bei DEVONt­hink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funk­tio­niert und Du keine Über­ra­schungen erlebst.

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