Papierloses Büro — Review nach zwei Jahren

Inzwi­schen ist es fast zwei­ein­halb Jahre her, dass ich für meine privaten Unter­lagen das papier­lose Büro einge­führt habe. Ich bin selbst über­rascht, wie gut das geklappt hat und wie wenig ich seither geän­dert habe. Trotzdem gibt es ein paar Ände­rungen, die es wert sind erwähnt zu werden.

Weniger Papier

Mit der Einfüh­rung des papier­losen Büros habe ich konse­quent darauf geachtet, dass ich alles was möglich war, auf Emails oder PDFs umge­stellt habe. Die 5–10 Doku­mente pro Woche sind inzwi­schen auf max. 2 Doku­mente auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf diese Optionen geachtet habe. Aber zum anderen auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwi­schen auch zB Versi­che­rungen anbieten, die komplette Korre­spon­denz elek­tro­nisch abzu­wickeln. Ich kann nur empfehlen, diese Option wann immer möglich zu akti­vieren. Selbst wenn Du keine App wie DEVONt­hink* verwen­dest, ist Spot­light mitt­ler­weile so gut, dass Du alle Doku­mente problemlos auf der Fest­platte wieder­fin­dest.

Workflow für das papierlose Büro

Während mein analoger Work­flow mit Papier über die Jahre gleich geblieben ist (die drei Mappen haben sich bewährt), habe ich den digi­talen Work­flow noch ein biss­chen getweakt.

Ich scanne immer noch vorwie­gend mit TinyScan, lasse die App aber nun alle Doku­mente auto­ma­tisch in die Dropbox synchro­ni­sieren. Das erspart mir das Öffnen in DEVONt­hink auf dem iPhone und vor allem das Denken an den manu­ellen Sync von DEVONt­hink. Noch besser ist das ganze aber durch die Ordner­ak­tion, die auf dem Mac auf dem Dropbox-Ordner läuft. Hier habe ich nämlich die Aktion „Import, OCR and Delete“ akti­viert, so dass alle Doku­mente, die in dem Ordner von TinyScan in der Dropbox landen, auto­ma­tisch nach DEVONt­hink impor­tiert, mit OCR verar­beitet und aus der Dropbox gelöscht werden. Wenn ich das nächste Mal DEVONt­hink öffne, muss ich mich dort nur noch um die Ablage kümmern und das macht DEVONt­hink mit „Siehe auch & Einordnen“ inzwi­schen für 90% aller Doku­mente alleine. Feine Sache.

Tools für das papierlose Büro

Im Rahmen meines Umzugs vor einiger Zeit habe ich die Tools doch um einen Doku­men­ten­scanner erwei­tert. Ich wollte für den Umzug einiges an Papier entsorgen (gesam­melte Rezepte etc.), aber das war einfach zu viel, um es mit dem iPhone zu scannen. Ich habe mich für den Canon Image­For­mular P-208* entschieden, der ein gutes Preis-Leistungs­ver­hältnis hatte, und weil ich einen Duplex-Scanner haben wollte. Ich kann den Scanner bis heute empfehlen, solange man ihn nicht im Dauer­be­trieb betreiben möchte. Er fasst nur zehn Blatt auf einmal, quietscht ab und an ganz gruselig und will auch manchmal das Papier nicht richtig einziehen. Bei 2 Blatt pro Woche ist das aber mit Blick auf den Preis absolut verschmerzbar. Und wenn er richtig einzieht, dann nimmt er alles, was ihm nicht zu dick ist. Auch raus­ge­ris­sene Seiten mit zerrupfter Kante.

Backup

Meine aktu­elle Backup-Stra­tegie habe ich vor einigen Wochen in einem eigenen Beitrag vorge­stellt. Auch hier hat sich nicht soviel geän­dert, außer dass ein Backup vom Nutzer­ver­zeichnis hinzu­ge­kommen ist.

Extras für das papierlose Büro

PDFpen Pro habe ich inzwi­schen immer mal wieder verwendet, um eine Unter­schrift in ein PDF einzu­fügen. Das geht erstaun­lich oft durch und erspart einem sehr oft das Fax (ja, gibt es noch — bei Immo­bi­li­en­mak­lern zB). Die Inve­sti­tion in PDFpen Pro nur für die Unter­schrift lohnt sich aber meiner Meinung nach nicht, da man auch mit ein biss­chen Bastelei die Unter­schrift im PDF mit der Vorschau-App gut hinbe­kommt.

Du bist noch kein DEVONt­hink Nutzer? Dann schau’ doch mal bei DEVON­tech­no­lo­gies vorbei und infor­miere dich.*

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