Scrivener mit DEVONthink synchronisieren

Scri­vener und DEVONt­hink sind von Haus aus erstmal nicht in der Lage Daten mitein­ander auszu­tau­schen. Über die Synchro­ni­sa­ti­ons­op­tionen von Scri­vener und die Möglich­keit Daten in DEVONt­hink zu indi­zieren, kannst du das schnell und einfach ändern.

Im Writers’ Work­shop e-Zine von Richard Norden (@richardnorden) wurde in einer der letzten Ausgaben über DEVONt­hink berichtet. Als Mac-Nutzer bin in der Vergan­gen­heit immer mal wieder über das Programm gestol­pert, ohne aller­dings einen Anwen­dungs­fall für mich zu finden. Der Artikel stupste mich nun mit der Nase darauf, dass DEVONt­hink zwei Dinge tun kann, die ich bisher bei meiner Arbeit mit Scri­vener vermisst habe:

  • Meine fertigen und unfer­tigen Schrei­be­reien zusammen mit Notizen aller Art in einem Tool verwalten. Sozu­sagen digi­taler Zettel­ka­sten und Ideen­samm­lung in einem, wo meine eigenen Arbeiten und Fund­stücke aller Art Platz finden und in Bezug zuein­ander gesetzt werden.
  • Zusatz­ma­te­rial zu einem Schreib­pro­jekt verwalten und schnell auffindbar machen. In Scri­vener ist dafür zwar der Rese­arch-Ordner vorge­sehen, aber mir wurde das zum einen immer schnell zu unüber­sicht­lich und zum anderen war es mir zu umständ­lich, Dinge aus anderen Programmen dort abzu­legen.

Bei einem Blick auf die Webseite von DEVON­tech­no­lo­gies* fing mich gleich der nächste Köder ein: Das Programm kann verwandte Doku­mente finden. Die Verwandt­schaft wird auf Basis von Wort­häu­fig­keiten ermit­telt. Das fand ich super span­nend: Fix die Test­ver­sion instal­liert und auspro­biert.

Richtig weit bin ich aber beim Testen zunächst nicht gekommen, denn ich stiess ziem­lich schnell auf die Frage, wie ich es schaffe, dass Scri­vener und DEVONt­hink mitein­ander reden. Scri­vener hat zwar ein paar Möglich­keiten zum Synchro­ni­sieren, aber die sind doch sehr limi­tiert. Also habe ich Google befragt und bin nach einer Weile Recherche und einer weiteren Weile auspro­bieren auf eine Lösung gesto­ssen, die ich hier teilen möchte:

Schritt 1

Für das betref­fende Scri­vener-Projekt rich­test Du die Synchro­ni­sa­tion mit einem externen Ordner  ein („Sync with external folder“). Dabei gibt es drei Punkte, die Du bedenken soll­test:

  • Ich arbeite in Scri­vener mit einer möglichst flachen Hier­ar­chie (max. zwei Ebenen — Kapitel und Unter­ka­pitel), so dass ich beim Sync mit den Ordnern Draft und Notes gut auskomme, die Scri­vener auto­ma­tisch anlegt. Wenn Du eine tiefere Verschach­te­lung in Scri­vener hast und die Infor­ma­tion aus der Ordner­sor­tie­rung benö­tigst, soll­test Du Dir mal anschauen wie es Dellu macht (englisch!).
  • Wenn Du gleich am Anfang eines Scri­vener-Projektes mit dem Sync zu DEVONt­hink anfängst, werden mit jedem Sync aus Scri­vener heraus neue Dateien in dem Sync-Ordner liegen. Diese fügst Du zu DEVONt­hink hinzu indem Du Datei > Indi­zierte Objekte aktua­li­sieren… auswählst.
  • In Scri­vener hast Du verschie­dene Optionen, welche Doku­mente synchro­ni­siert werden sollen. Wenn Du Dich für die Option entschei­dest, nur Doku­mente aus einer bestimmten Samm­lung zu synchro­ni­sieren, musst Du diese Samm­lung in Scri­vener natür­lich aktuell halten, wenn Dein Projekt wächst.

Probiere am besten ein paar Sync-Optionen in Scri­vener aus, um zu sehen, was für Dich am besten passt.

Es ist wichtig, dass die Option [Pre-fix file names with numbers] deak­ti­viert ist! Wenn Du sie akti­viert, ändert Scri­vener jedes Mal den Datei­namen im Sync-Ordner, wenn Du die Reihen­folge im Binder änderst. Das führt dazu, dass DEVONt­hink diese Dateien nicht mehr findet und Du sie erneut repli­zieren musst.

Schritt 2

In DEVONhtink legst Du in der Daten­bank, in die Du die Scri­vener-Dateien repli­zieren möch­test, eine eigene Gruppe an. Ich mache für jeden Sync-Ordner von Scri­vener (Draft und Notes pro Scri­vener-Projekt) eine eigene Gruppe in DEVONt­hink. Der Schritt ist optional, macht es aber über­sicht­li­cher.

Schritt 3

In dem Scri­vener-Sync-Ordner markierst Du alle Elemente, die nach DEVONt­hink sollen und ziehst sie mit gedrückten CMD+ALT-Tasten per Drag-and-Drop in die DEVONt­hink-Gruppe hinein.

Nun sind die Dateien zwischen Scri­vener im Sync. Das Bewegen von Dateien mit CMD+ALT nach DEVONt­hink bewirkt, dass die Dateien zwar dort indi­ziert werden (also suchbar sind), aber ihren Abla­geort im File­sy­stem behalten. Dies bedeutet, dass Du in der Ober­fläche von DEVONt­hink auch Ände­rungen an den Dateien vornehmen kannst, diese aber an den Dateien an ihrem Spei­cherort erfolgen und daher beim näch­sten Sync mit Scri­vener sichtbar werden.

Der externe Ordner für die Synchro­ni­sa­tion ist bei mir in der Dropbox. Er kann aber auch lokal auf der eigenen Fest­platte sein. Die Dropbox hat für mich die Vorteil, dass ich dort in einen Ordner synchro­ni­siere, auf den ich auch mit meinen iOS-Apps (Plain­Text oder iA Writer ) zugreifen kann. Ich habe also zahl­reiche Bear­bei­tungs­op­tionen und muss die Dateien nicht manuell zwischen verschie­denen Apps hin und her schau­feln. Das ist auch der Grund, warum bei mir das Stan­dard­format für die Synchro­ni­sa­tion meistens .txt ist. Das Format ist nicht geeignet, wenn Forma­tie­rungen wichtig für Dich sind. DEVONt­hink kann mit .rtf Dateien umgehen, wenn Du Forma­tie­rungen beim Sync erhalten möch­test, soll­test Du dieses Format bei den Scri­vener-Optionen wählen. Wenn Du, wie ich auch unter iOS an den Dateien arbeiten möch­test, kannst Du für die .rtf-Dateien Textiles verwenden. Den mobilen Work­flow mit Scri­vener dazu habe ich an anderer Stelle hier im Blog beschrieben.

Du bist noch kein DEVONt­hink Nutzer? Dann schau’ doch mal bei DEVON­tech­no­lo­gies vorbei und infor­miere dich.*

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