DEVONthink To Go als Document Provider

DEVONthink To Go 2.1 hat eine neue Funk­ti­on ein­ge­führt, die es schon län­ger unter iOS gibt, aber nur von weni­gen Apps genutzt wird. DEVONthink To Go kann nun als Docu­ment Pro­vi­der für ande­re Apps fun­gie­ren.

Das bedeu­tet, dass Du von ver­schie­de­nen Apps aus auf Dei­ne Daten in DEVONthink To Go zugrei­fen, sie mit ande­ren Apps öff­nen und bear­bei­ten kannst. Die Daten wer­den, wenn Du sie bear­bei­tet hast, zurück in DEVONthink To Go geschrie­ben. Coo­le Sache! Je nach­dem wie die App, mit der Du eine Datei bear­bei­tet hast, funk­tio­niert, ent­steht dabei noch nicht mal eine Kopie, die Du ent­fer­nen müss­test.

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Wie du Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizierst

In die­sem Post zei­ge ich, wie du Daten und Ord­ner aus Mobi­le Docu­ments (iCloud) mit DEVONthink indi­zie­ren kannst.

In frü­he­ren MacOS Ver­sio­nen konn­test du über die Libra­ry pro­blem­los auf den Ord­ner Mobi­le Docu­ments und sei­nen Inhalt zugrei­fen (unter „Gehe zu“ die ⌥-Tas­te drü­cken, dann erscheint die Libra­ry -> hier liegt der Ord­ner). Hier lie­gen die Daten, die du via iCloud spei­cherst. Heu­te kommst du an die Inhal­te in die­sem Ord­ner nicht mehr ohne wei­te­res dran. Du sieht den Ord­ner zwar noch in der Libra­ry, kannst aber den Inhalt nicht mehr anzei­gen.

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Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Wer seit meh­re­ren Jah­ren PDFs ablegt, stößt immer wie­der auf alte Datei­en, die kei­nen Text-Lay­er haben. Wenn du DEVONthink benutzt, gibt es einen ein­fa­chen Weg die­se nicht-durch­such­ba­ren PDFs anzu­zei­gen.

Als ich vor etwa fünf Jah­ren ange­fan­gen habe DEVONthink* zu ver­wen­den, hat­te ich zahl­rei­che PDFs von gescann­ten Doku­men­ten, die nicht durch­such­bar waren. Ich hat­te sie vor­her zum gro­ßen Teil in Ever­no­te, wo das nicht wei­ter auf­ge­fal­len war, da Ever­no­te die Daten auf­be­rei­tet. Mit dem Wech­sel zu DEVONthink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regel­mä­ßig auf PDFs, die ich vor­her in Ever­no­te über die Voll­text­su­che gut fin­den konn­te, nun aber in DEVONthink müh­se­lig mit der Hand in der Ver­zeich­nis­struk­tur suchen muss­te.

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Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

In DEVONthink kannst Du ab der Pro-Ver­si­on nicht nur eine, son­dern belie­big vie­le Daten­ban­ken anle­gen. Hier möch­te ich Dir zei­gen, wel­che Vor- und Nach­tei­le das hat und wann meh­re­re Daten­ban­ken Sinn machen.

Du kannst mit DEVONthink in den Ver­sio­nen Pro und Pro Office meh­re­re Daten­ban­ken anle­gen* und auf die­se Wei­se Daten von­ein­an­der tren­nen. Dabei ist wich­tig, dass Du Dir bewusst bist, dass die­se Daten dann wirk­lich kom­plett getrennt sind. Du kannst zB nicht über meh­re­re Daten­ban­ken hin­weg suchen, son­dern immer nur in einer Daten­bank. Eben­so greift die AI von DEVONthink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gun­gen bei kol­la­bo­ra­ti­vem Arbei­ten nur durch ver­schie­de­ne Daten­ban­ken rea­li­sie­ren.

Die­se Eigen­schaf­ten soll­test Du bei der Pla­nung, wie Du mit DEVONthink arbei­ten möch­test, berück­sich­ti­gen.

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RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren

Pod­cast-Show­no­tes sind in vie­len Pod­cast-Apps nahe­zu unles­bar. Im RSS-Feed stö­ren sie aber zwi­schen den Neu­ig­kei­ten. Das Abo des RSS-Feeds mit DEVONthink bringt sie dage­gen gleich an die Stel­le, wo sie hin­sol­len — mei­ne Abla­ge.

Nach­dem ich jah­re­lang mit Pod­casts nicht warm gewor­den bin, habe ich vor kur­zem beschlos­sen, dem Medi­um eine zwei­te Chan­ce zu geben. Mein Haupt­pro­blem war immer, die Zeit zum Hören zu fin­den. Ich mache das jetzt auf dem Heim­weg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurück­le­ge. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir par­al­lel zum Hören kei­ne Noti­zen machen kann. Ist doch auch über­flüs­sig, mag der ein oder ande­re den­ken, dafür gibt es doch die Pod­cast-Show­no­tes. Rich­tig, aber die wer­den in den von mir ver­wen­de­ten Pod­cast-Apps ziem­lich lau­sig dar­ge­stellt. Man könn­te auch sagen, sie sind dort unles­bar.

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„Save PDF to DEVONthink Pro“ – mit nur einem Klick

Wer sich mal zu der Funk­ti­on “Save PDF to DEVONthink Pro” durch­klickt, weiß, dass man das nur ein­mal am Tag machen möch­te. Gera­de für die Abla­ge von Mails, die ich sehr oft über die Druck-Funk­ti­on mache, habe ich daher nach einer Lösung gesucht, wie ich das schnel­ler und am bes­ten mit nur einem Klick erle­di­gen kann.

Ein Suche im Netz brach­te mich schnell zu ver­schie­de­nen Bei­trä­gen, wie dem „Quick­Tipp: Short­cut ‘Dru­cken nach DEVONthink’ ein­rich­ten“ von Roadrun­ner, die beschrei­ben wie Du Dir einen ent­spre­chen­den Tas­ta­tur-Kurz­be­fehl anle­gen kannst.

Damit war ich aber noch bei zwei Klicks. Da ich schon eine Wei­le Key­board Maes­tro bei mir instal­liert habe, habe ich mir mit dem neu­en Kurz­be­fehl ein simp­les Macro erstellt, dass die zwei Klicks mit einem erle­digt.

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Papierloses Büro – Review nach zwei Jahren

Inzwi­schen ist es fast zwei­ein­halb Jah­re her, dass ich für mei­ne pri­va­ten Unter­la­gen das papier­lo­se Büro ein­ge­führt habe. Ich bin selbst über­rascht, wie gut das geklappt hat und wie wenig ich seit­her geän­dert habe. Trotz­dem gibt es ein paar Ände­run­gen, die es wert sind erwähnt zu wer­den.

Weniger Papier

Mit der Ein­füh­rung des papier­lo­sen Büros habe ich kon­se­quent dar­auf geach­tet, dass ich alles was mög­lich war, auf Emails oder PDFs umge­stellt habe. Die 5-10 Doku­men­te pro Woche sind inzwi­schen auf max. 2 Doku­men­te auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf die­se Optio­nen geach­tet habe. Aber zum ande­ren auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwi­schen auch zB Ver­si­che­run­gen anbie­ten, die kom­plet­te Kor­re­spon­denz elek­tro­nisch abzu­wi­ckeln. Ich kann nur emp­feh­len, die­se Opti­on wann immer mög­lich zu akti­vie­ren. Selbst wenn Du kei­ne App wie DEVONthink* ver­wen­dest, ist Spot­light mitt­ler­wei­le so gut, dass Du alle Doku­men­te pro­blem­los auf der Fest­plat­te wie­der­fin­dest.

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Blogposts verwalten

Ein Post über die Ver­wal­tung von Blog­posts? Das hört sich ein biss­chen schräg an, zumal das Wor­d­press-Backend doch ganz gut ist und sich mit Plug­ins nach Her­zens Lust für die Ver­wal­tung anpas­sen lässt. Aber wenn Du genau­er dar­über nach­denkst, dann geht es bei der Ver­wal­tung um den gesam­ten Lebens­zy­klus eines Blogs­post: Idee, Schrei­ben, Publi­zie­ren, Archi­vie­ren.

Ideen für Blogposts verwalten

Für das Sam­meln und Ver­wal­ten von Ide­en für Blog­post eig­nen sich vie­le Werk­zeu­ge. Das kön­nen Notiz­pro­gramm mit Web­clip­per wie Ever­no­te oder One­Note sein. Das kann die Notiz-App von Apple sein. Oder eine Mind­map. Bei mir ist es wie so oft DEVONthink*, in das ich alle mei­ne Anre­gun­gen erst­mal wahl­los hin­ein­kip­pe und dann immer mal wie­der durch­schaue, ob ich aus mei­nem Sam­mel­su­ri­um einen oder meh­re­re Posts machen kann.

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Ein Wort zu DEVONthink To Go 1.x

Ich habe an ver­schie­de­nen Stel­len in der Arti­kel­se­rie DEVONthink Import vs. Index geschrie­ben, dass ich Daten, die ich mobil auf Tablet und Smart­pho­ne bear­bei­ten möch­te, in der Drop­box vor­hal­te und von dort nach DEVONthink hin­ein indi­zie­re. Da fragt sich ver­mut­lich der ein oder ande­re, war­um ich nicht ein­fach die App DEVONthink To Go 1.x nut­ze.

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Selbstorganisation

Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on, Selbst­ma­nage­ment, Zeit­ma­nage­ment, Pro­duk­ti­vi­tät – das hört sich erst mal nach Stress an. Für die meis­ten ent­steht ver­mut­lich im Kopf als ers­tes der Gedan­ke, dass es wie­der nur dar­um geht, noch mehr in noch weni­ger Zeit geschafft zu bekom­men. Aber Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on kann auch Frei­räu­me schaf­fen.

Warum Selbstorganisation?

Alan Hen­ry, der Edi­tor-in-Chief von Life­ha­cker, hat es kürz­lich in sei­nem Post in der „How we work“ Rei­he sehr tref­fend beschrie­ben:

“Pro­duc­tivi­ty isn’t about just get­ting more shit done. It’s about get­ting the shit you have to get done finis­hed so you can spend more time doing the shit you want to do.”

Mit­te 2011 war es bei mir soweit. Mir wur­de bewusst, dass mein Leben nur noch aus „sleep, eat, work, repeat“ bestand. Zeit, für all die Din­ge, die ich noch in mei­nem Leben tun woll­te, war eigent­lich da, aber die Din­ge fie­len mir nicht ein, wenn ich gera­de Zeit hat­te. Das woll­te ich ändern und mich selbst bes­ser orga­ni­sie­ren.

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