DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ersten Teil der Arti­kel­serie habe ich beschrieben, dass das Impor­tieren eigent­lich der beste Weg, Daten mit DEVONt­hink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indi­zieren. Aber natür­lich kannst Du auch beide Vari­anten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unter­schiede bei DEVONt­hink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funk­tio­niert und Du keine Über­ra­schungen erlebst.

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Bookmarks verwalten

Ganz ehrlich — die Suche nach dem einen perfekten Werk­zeug und dem einen perfekten Work­flow zum Verwalten von Book­marks ist so aussichtslos wie die Suche nach der perfekten Laptop-Tasche. Es kommt immer darauf an, was genau man machen möchte, und meistens braucht man verschie­dene Vari­anten. Das perfekte Tool für alle Lebens­lagen gibt es nicht. Daher haben sich bei mir über die Jahre verschie­dene Work­flows für die Verwal­tung von Book­marks heraus­kri­stal­li­siert, den ich Euch hier vorstellen möchte.

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DEVONthink Import vs. Index: Mit DEVONthink indizieren

Im ersten Teil der Arti­kel­serie drehte sich alles um das Impor­tieren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen viel­leicht gedacht, dass Du eigent­lich alle Deine Daten prima sortiert auf der Fest­platte und in diversen Cloud-Spei­chern liegen hast und daran auch nichts ändern möch­test. Dann kannst Du alter­nativ auch alle Daten „nur“ mit DEVONt­hink indi­zieren und damit trotzdem die Vorteile von DEVONt­hink für Dich nutzen.

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DEVONthink Import vs. Index: Import nach DEVONthink

Wenn Du mit DEVONt­hink arbei­test, hast Du zwei Wege, auf denen Du Daten in die Daten­bank bekommst: impor­tieren und indi­zieren. Beim Import wird eine Kopie der Datei in die Daten­bank von DEVONt­hink geschrieben, beim Indi­zieren wird nur eine Refe­renz auf eine Datei in die Daten­bank über­nommen. Du kannst mit indi­zierten Dateien inner­halb von DEVONt­hink fast genauso arbeiten wie mit impor­tierten, aber es gibt ein paar Unter­schiede und Verhal­tens­weisen von DEVONt­hink, die Du kennen soll­test. Im ersten Teil dieser Arti­kel­serie dreht sich alles um den Import nach DEVONt­hink.

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Endlich frei — das papierlose Büro (paperless office)

PapierstapelIm Spät­sommer habe ich bei mir das „papier­lose Büro“ einge­führt. Ich hatte mal wieder eine Stunde nach einem Garan­tie­beleg gesucht, nur um dann fest­zu­stellen, dass die Garantie bereits ange­laufen war. Da ich zu der Zeit schon eine Weile DEVONt­hink Pro* benutzt habe und dort auch bereits meine elek­tro­ni­schen Belege abge­legt habe, die per Email oder auf anderem Weg als PDF bei mir rein­tru­deln, war es nur noch ein kleiner Schritt die komplette Ablage zu digi­ta­li­sieren. Ich habe mich dabei von dem eBook “Take Control of Your Paper­less Office” von Joe Kissell inspi­rieren lassen.

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Projektorganisation: Tasks in Omnifocus, Dokumente in DEVONthink

Bei der Inte­gra­tion von DEVONt­hink* in meine Work­flows bin ich über eine prak­ti­sche Option gestol­pert: Man kann ein Projekt in Omni­Focus und eine Gruppe in DEVONt­hink mitein­ander “verlinken”, so dass man von dem Programm, in dem man gerade arbeitet, direkt den rich­tigen Ort im anderen Programm aufrufen kann. Und das Beste: Es funk­tio­niert in beide Rich­tungen auch auf dem iPad! Da macht sogar DEVONt­hink To Go 1 plötz­lich ein biss­chen Spass.

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Altpapier

30qm_fruehjahrsputz-02Notiz­zettel, Tele­fon­bü­cher, alte Reise­führer, Bedie­nungs­an­lei­tungen der letzten fünf Fern­seher, die Fern­seh­zeit­schriften des letzen Jahres, alte Kassen­bons… Papier ist ein großer Platz­fresser und etwas, wo das Wegwerfen am wenig­sten weh tut. Jeden Papier­schnipsel, den man in seiner Wohnung in die Finger bekommt, sollte man prüfen und so schnell wie möglich entsorgen. Wer Computer-affin ist, dem fällt das vermut­lich leichter, denn er hat die Mehr­heit dieser Dinge schon digi­ta­li­siert. Wer am Papier hängt, der sollte sich ange­wöhnen, regel­mäßig abzu­heften und auszu­sor­tieren.

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Scrivener mit DEVONthink synchronisieren

Scri­vener und DEVONt­hink sind von Haus aus erstmal nicht in der Lage Daten mitein­ander auszu­tau­schen. Über die Synchro­ni­sa­ti­ons­op­tionen von Scri­vener und die Möglich­keit Daten in DEVONt­hink zu indi­zieren, kannst du das schnell und einfach ändern.

Im Writers’ Work­shop e-Zine von Richard Norden (@richardnorden) wurde in einer der letzten Ausgaben über DEVONt­hink berichtet. Als Mac-Nutzer bin in der Vergan­gen­heit immer mal wieder über das Programm gestol­pert, ohne aller­dings einen Anwen­dungs­fall für mich zu finden. Der Artikel stupste mich nun mit der Nase darauf, dass DEVONt­hink zwei Dinge tun kann, die ich bisher bei meiner Arbeit mit Scri­vener vermisst habe:

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Suche nach Ersatz für Google Reader: Feedly und DEVONthink Pro

Vor einigen Tagen hat Google ange­kün­digt, dass der Google Reader zum 01.07.2013 einge­stellt wird. Die Nach­richt hat mich kalt erwischt, denn ich habe den Google Reader über die Jahre als etwas so selbst­ver­ständ­li­ches wahr­ge­nommen, dass ich im Traum nicht darauf gekommen wäre, dass er einfach einge­stellt wird.

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