Hazel-Regel für die Bereinigung von Backups

Programme, die regel­mäßig Backups für ihre Daten anlegen, sind eigent­lich eine gute Sache. Richtig gut ist so eine einge­baute Backup-Funk­tion aber nur, wenn es die Option gibt, die Anzahl der Backups zu begrenzen, da sich sonst große Daten­mengen mit Altla­sten auf der Fest­platte ansam­meln. Zwei meiner fast täglich genutzten Programme gehören zu denen, die zwar fleißig Backups anlegen, aber keine Möglich­keit bieten, alte Backups auto­ma­tisch zu löschen: Ligh­troom und Omni­Focus.

In den letzten Jahren gab es daher dazu bei mir einen Task in Omni­Focus, der mich einmal im Monat daran erin­nert hat, die Backup-Verzeich­nisse der beiden Programme manuell zu berei­nigen. Nun über­nimmt den Job eine Hazel-Regel.

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Spotlight — Was kann mein Mac

Seit Yose­mite kann Spot­light auf dem Mac richtig viel. Es ist von den Funk­tionen her der iOS-Suche sehr ähnlich und für die meisten Anwen­dungs­fälle brauchst du keinen anderen App-Laun­cher.

Mit Yose­mite wurde Spot­light deut­lich aufge­wertet. Zu der Zeit hatte ich gerade geschaut, ob Alfred oder Launchbar in meinen Work­flow passen. Da ich noch unschlüssig war, habe ich dann erstmal Spot­light auspro­biert. Bis heute bin ich dabei geblieben, da ich bisher noch nichts vermisst habe.

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Automator — Bilder von Bildschirmfoto in JPG konvertieren

Für die meisten Anwen­dungs­fälle bei Screen­shots reicht die mitge­lie­ferte App Bild­schirm­foto unter macOS aus. Hier zeige ich einen Auto­mator-Work­flow, wie du schnell aus den Screen­shots von Bild­schirm­foto online-taug­liche JPG-Dateien machst.

Für geekyorganizer.com mache ich immer mal wieder Screen­shots. Da ich ja soweit möglich gerne erstmal die macOS Bord­mittel einsetze, bevor ich zu spezia­li­sierten Apps greife, benutze ich hierfür die App Bild­schirm­foto. Die tut auch im großen und ganzen was sie soll, leider spei­chert sie aber stan­dard­mäßig nur TIFF-Dateien ab.

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Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Wer seit mehreren Jahren PDFs ablegt, stößt immer wieder auf alte Dateien, die keinen Text-Layer haben. Wenn du DEVONt­hink benutzt, gibt es einen einfa­chen Weg diese nicht-durch­such­baren PDFs anzu­zeigen.

Als ich vor etwa fünf Jahren ange­fangen habe DEVONt­hink* zu verwenden, hatte ich zahl­reiche PDFs von gescannten Doku­menten, die nicht durch­suchbar waren. Ich hatte sie vorher zum großen Teil in Ever­note, wo das nicht weiter aufge­fallen war, da Ever­note die Daten aufbe­reitet. Mit dem Wechsel zu DEVONt­hink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regel­mäßig auf PDFs, die ich vorher in Ever­note über die Voll­text­suche gut finden konnte, nun aber in DEVONt­hink mühselig mit der Hand in der Verzeich­nis­struktur suchen musste.

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Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

In DEVONt­hink kannst Du ab der Pro-Version nicht nur eine, sondern beliebig viele Daten­banken anlegen. Hier möchte ich Dir zeigen, welche Vor- und Nach­teile das hat und wann mehrere Daten­banken Sinn machen.

Du kannst mit DEVONt­hink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Daten­banken anlegen* und auf diese Weise Daten vonein­ander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirk­lich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Daten­banken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Daten­bank. Ebenso greift die AI von DEVONt­hink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gungen bei kolla­bo­ra­tivem Arbeiten nur durch verschie­dene Daten­banken reali­sieren.

Diese Eigen­schaften soll­test Du bei der Planung, wie Du mit DEVONt­hink arbeiten möch­test, berück­sich­tigen.

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RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren

Podcast-Show­notes sind in vielen Podcast-Apps nahezu unlesbar. Im RSS-Feed stören sie aber zwischen den Neuig­keiten. Das Abo des RSS-Feeds mit DEVONt­hink bringt sie dagegen gleich an die Stelle, wo sie hinsollen — meine Ablage.

Nachdem ich jahre­lang mit Podcasts nicht warm geworden bin, habe ich vor kurzem beschlossen, dem Medium eine zweite Chance zu geben. Mein Haupt­pro­blem war immer, die Zeit zum Hören zu finden. Ich mache das jetzt auf dem Heimweg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurück­lege. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir parallel zum Hören keine Notizen machen kann. Ist doch auch über­flüssig, mag der ein oder andere denken, dafür gibt es doch die Podcast-Show­notes. Richtig, aber die werden in den von mir verwen­deten Podcast-Apps ziem­lich lausig darge­stellt. Man könnte auch sagen, sie sind dort unlesbar.

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Save PDF to DEVONthink Pro“ — mit nur einem Klick

Wer sich mal zu der Funk­tion “Save PDF to DEVONt­hink Pro” durch­klickt, weiß, dass man das nur einmal am Tag machen möchte. Gerade für die Ablage von Mails, die ich sehr oft über die Druck-Funk­tion mache, habe ich daher nach einer Lösung gesucht, wie ich das schneller und am besten mit nur einem Klick erle­digen kann.

Ein Suche im Netz brachte mich schnell zu verschie­denen Beiträgen, wie dem „Quick­Tipp: Shortcut ‘Drucken nach DEVONt­hink’ einrichten“ von Roadrunner, die beschreiben wie Du Dir einen entspre­chenden Tastatur-Kurz­be­fehl anlegen kannst.

Damit war ich aber noch bei zwei Klicks. Da ich schon eine Weile Keyboard Maestro bei mir instal­liert habe, habe ich mir mit dem neuen Kurz­be­fehl ein simples Macro erstellt, dass die zwei Klicks mit einem erle­digt.

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Meine Backup-Strategie

Ein Backup ist eigent­lich immer eine gute Idee. Eigent­lich auch idea­ler­weise gleich mehrere davon. Ein Backup hilft, wenn man schnell einen neuen Rechner an den Start bringen muss oder wenn die alte Fest­platte abge­raucht ist oder man einfach nur eine einzele Datei versem­melt hat.

verschiedene SchlüsselMit der aktu­ellen Welle der Krypto-Trojaner kommt noch ein weiteres Szenario dazu. Das BSI hat in seiner Pres­se­mit­tei­lung vom 22.02.2016 empfohlen, als vorbeu­gende Maßnahme für den Befall mit einem Krypto-Trojaner, Daten durch regel­mä­ßige Backups auf vom Netzwerk/Computer getrennten Fest­platten zu sichern. Ich nehme das zum Anlass hier mal meine aktu­elle Backup-Stra­tegie vorzu­stellen.

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DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ersten Teil der Arti­kel­serie habe ich beschrieben, dass das Impor­tieren eigent­lich der beste Weg, Daten mit DEVONt­hink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indi­zieren. Aber natür­lich kannst Du auch beide Vari­anten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unter­schiede bei DEVONt­hink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funk­tio­niert und Du keine Über­ra­schungen erlebst.

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DEVONthink Import vs. Index: Mit DEVONthink indizieren

Im ersten Teil der Arti­kel­serie drehte sich alles um das Impor­tieren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen viel­leicht gedacht, dass Du eigent­lich alle Deine Daten prima sortiert auf der Fest­platte und in diversen Cloud-Spei­chern liegen hast und daran auch nichts ändern möch­test. Dann kannst Du alter­nativ auch alle Daten „nur“ mit DEVONt­hink indi­zieren und damit trotzdem die Vorteile von DEVONt­hink für Dich nutzen.

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