Hazel-Regel für die Bereinigung von Backups

Pro­gram­me, die regel­mä­ßig Back­ups für ihre Daten anle­gen, sind eigent­lich eine gute Sache. Rich­tig gut ist so eine ein­ge­bau­te Back­up-Funk­ti­on aber nur, wenn es die Opti­on gibt, die Anzahl der Back­ups zu begren­zen, da sich sonst gro­ße Daten­men­gen mit Alt­las­ten auf der Fest­plat­te ansam­meln. Zwei mei­ner fast täg­lich genutz­ten Pro­gram­me gehö­ren zu denen, die zwar flei­ßig Back­ups anle­gen, aber kei­ne Mög­lich­keit bie­ten, alte Back­ups auto­ma­tisch zu löschen: Ligh­troom und Omni­Fo­cus.

In den letz­ten Jah­ren gab es daher dazu bei mir einen Task in Omni­Fo­cus, der mich ein­mal im Monat dar­an erin­nert hat, die Back­up-Ver­zeich­nis­se der bei­den Pro­gram­me manu­ell zu berei­ni­gen. Nun über­nimmt den Job eine Hazel-Regel.

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Spotlight – Was kann mein Mac

Seit Yose­mi­te kann Spot­light auf dem Mac rich­tig viel. Es ist von den Funk­tio­nen her der iOS-Suche sehr ähn­lich und für die meis­ten Anwen­dungs­fäl­le brauchst du kei­nen ande­ren App-Laun­cher.

Mit Yose­mi­te wur­de Spot­light deut­lich auf­ge­wer­tet. Zu der Zeit hat­te ich gera­de geschaut, ob Alfred oder Launch­bar in mei­nen Work­flow pas­sen. Da ich noch unschlüs­sig war, habe ich dann erst­mal Spot­light aus­pro­biert. Bis heu­te bin ich dabei geblie­ben, da ich bis­her noch nichts ver­misst habe.

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Automator – Bilder von Bildschirmfoto in JPG konvertieren

Für die meis­ten Anwen­dungs­fäl­le bei Screen­shots reicht die mit­ge­lie­fer­te App Bild­schirm­fo­to unter macOS aus. Hier zei­ge ich einen Auto­ma­tor-Work­flow, wie du schnell aus den Screen­shots von Bild­schirm­fo­to online-taug­li­che JPG-Datei­en machst.

Für geekyorganizer.com mache ich immer mal wie­der Screen­shots. Da ich ja soweit mög­lich ger­ne erst­mal die macOS Bord­mit­tel ein­set­ze, bevor ich zu spe­zia­li­sier­ten Apps grei­fe, benut­ze ich hier­für die App Bild­schirm­fo­to. Die tut auch im gro­ßen und gan­zen was sie soll, lei­der spei­chert sie aber stan­dard­mä­ßig nur TIFF-Datei­en ab.

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Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Wer seit meh­re­ren Jah­ren PDFs ablegt, stößt immer wie­der auf alte Datei­en, die kei­nen Text-Lay­er haben. Wenn du DEVONthink benutzt, gibt es einen ein­fa­chen Weg die­se nicht-durch­such­ba­ren PDFs anzu­zei­gen.

Als ich vor etwa fünf Jah­ren ange­fan­gen habe DEVONthink* zu ver­wen­den, hat­te ich zahl­rei­che PDFs von gescann­ten Doku­men­ten, die nicht durch­such­bar waren. Ich hat­te sie vor­her zum gro­ßen Teil in Ever­no­te, wo das nicht wei­ter auf­ge­fal­len war, da Ever­no­te die Daten auf­be­rei­tet. Mit dem Wech­sel zu DEVONthink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regel­mä­ßig auf PDFs, die ich vor­her in Ever­no­te über die Voll­text­su­che gut fin­den konn­te, nun aber in DEVONthink müh­se­lig mit der Hand in der Ver­zeich­nis­struk­tur suchen muss­te.

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Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

In DEVONthink kannst Du ab der Pro-Ver­si­on nicht nur eine, son­dern belie­big vie­le Daten­ban­ken anle­gen. Hier möch­te ich Dir zei­gen, wel­che Vor- und Nach­tei­le das hat und wann meh­re­re Daten­ban­ken Sinn machen.

Du kannst mit DEVONthink in den Ver­sio­nen Pro und Pro Office meh­re­re Daten­ban­ken anle­gen* und auf die­se Wei­se Daten von­ein­an­der tren­nen. Dabei ist wich­tig, dass Du Dir bewusst bist, dass die­se Daten dann wirk­lich kom­plett getrennt sind. Du kannst zB nicht über meh­re­re Daten­ban­ken hin­weg suchen, son­dern immer nur in einer Daten­bank. Eben­so greift die AI von DEVONthink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gun­gen bei kol­la­bo­ra­ti­vem Arbei­ten nur durch ver­schie­de­ne Daten­ban­ken rea­li­sie­ren.

Die­se Eigen­schaf­ten soll­test Du bei der Pla­nung, wie Du mit DEVONthink arbei­ten möch­test, berück­sich­ti­gen.

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RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren

Pod­cast-Show­no­tes sind in vie­len Pod­cast-Apps nahe­zu unles­bar. Im RSS-Feed stö­ren sie aber zwi­schen den Neu­ig­kei­ten. Das Abo des RSS-Feeds mit DEVONthink bringt sie dage­gen gleich an die Stel­le, wo sie hin­sol­len — mei­ne Abla­ge.

Nach­dem ich jah­re­lang mit Pod­casts nicht warm gewor­den bin, habe ich vor kur­zem beschlos­sen, dem Medi­um eine zwei­te Chan­ce zu geben. Mein Haupt­pro­blem war immer, die Zeit zum Hören zu fin­den. Ich mache das jetzt auf dem Heim­weg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurück­le­ge. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir par­al­lel zum Hören kei­ne Noti­zen machen kann. Ist doch auch über­flüs­sig, mag der ein oder ande­re den­ken, dafür gibt es doch die Pod­cast-Show­no­tes. Rich­tig, aber die wer­den in den von mir ver­wen­de­ten Pod­cast-Apps ziem­lich lau­sig dar­ge­stellt. Man könn­te auch sagen, sie sind dort unles­bar.

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„Save PDF to DEVONthink Pro“ – mit nur einem Klick

Wer sich mal zu der Funk­ti­on “Save PDF to DEVONthink Pro” durch­klickt, weiß, dass man das nur ein­mal am Tag machen möch­te. Gera­de für die Abla­ge von Mails, die ich sehr oft über die Druck-Funk­ti­on mache, habe ich daher nach einer Lösung gesucht, wie ich das schnel­ler und am bes­ten mit nur einem Klick erle­di­gen kann.

Ein Suche im Netz brach­te mich schnell zu ver­schie­de­nen Bei­trä­gen, wie dem „Quick­Tipp: Short­cut ‘Dru­cken nach DEVONthink’ ein­rich­ten“ von Roadrun­ner, die beschrei­ben wie Du Dir einen ent­spre­chen­den Tas­ta­tur-Kurz­be­fehl anle­gen kannst.

Damit war ich aber noch bei zwei Klicks. Da ich schon eine Wei­le Key­board Maes­tro bei mir instal­liert habe, habe ich mir mit dem neu­en Kurz­be­fehl ein simp­les Macro erstellt, dass die zwei Klicks mit einem erle­digt.

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Meine Backup-Strategie

Ein Back­up ist eigent­lich immer eine gute Idee. Eigent­lich auch idea­ler­wei­se gleich meh­re­re davon. Ein Back­up hilft, wenn man schnell einen neu­en Rech­ner an den Start brin­gen muss oder wenn die alte Fest­plat­te abge­raucht ist oder man ein­fach nur eine ein­ze­le Datei ver­sem­melt hat.

Mit der aktu­el­len Wel­le der Kryp­to-Tro­ja­ner kommt noch ein wei­te­res Sze­na­rio dazu. Das BSI hat in sei­ner Pres­se­mit­tei­lung vom 22.02.2016 emp­foh­len, als vor­beu­gen­de Maß­nah­me für den Befall mit einem Kryp­to-Tro­ja­ner, Daten durch regel­mä­ßi­ge Back­ups auf vom Netzwerk/Computer getrenn­ten Fest­plat­ten zu sichern. Ich neh­me das zum Anlass hier mal mei­ne aktu­el­le Back­up-Stra­te­gie vor­zu­stel­len.

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DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ers­ten Teil der Arti­kel­se­rie habe ich beschrie­ben, dass das Impor­tie­ren eigent­lich der bes­te Weg, Daten mit DEVONthink zu ver­wal­ten. Im zwei­ten Teil geht es um das Indi­zie­ren. Aber natür­lich kannst Du auch bei­de Vari­an­ten zusam­men anwen­den. Dabei gilt es die Unter­schie­de bei DEVONthink Import vs. Index zu beach­ten, damit das gut funk­tio­niert und Du kei­ne Über­ra­schun­gen erlebst.

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DEVONthink Import vs. Index: Mit DEVONthink indizieren

Im ers­ten Teil der Arti­kel­se­rie dreh­te sich alles um das Impor­tie­ren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen viel­leicht gedacht, dass Du eigent­lich alle Dei­ne Daten pri­ma sor­tiert auf der Fest­plat­te und in diver­sen Cloud-Spei­chern lie­gen hast und dar­an auch nichts ändern möch­test. Dann kannst Du alter­na­tiv auch alle Daten „nur“ mit DEVONthink indi­zie­ren und damit trotz­dem die Vor­tei­le von DEVONthink für Dich nut­zen.

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