DEVONthink To Go als Document Provider

DEVONt­hink To Go 2.1 hat eine neue Funk­tion einge­führt, die es schon länger unter iOS gibt, aber nur von wenigen Apps genutzt wird. DEVONt­hink To Go kann nun als Docu­ment Provider für andere Apps fungieren.

Das bedeutet, dass Du von verschie­denen Apps aus auf Deine Daten in DEVONt­hink To Go zugreifen, sie mit anderen Apps öffnen und bear­beiten kannst. Die Daten werden, wenn Du sie bear­beitet hast, zurück in DEVONt­hink To Go geschrieben. Coole Sache! Je nachdem wie die App, mit der Du eine Datei bear­beitet hast, funk­tio­niert, entsteht dabei noch nicht mal eine Kopie, die Du entfernen müss­test.

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Hazel-Regel für die Bereinigung von Backups

Programme, die regel­mäßig Backups für ihre Daten anlegen, sind eigent­lich eine gute Sache. Richtig gut ist so eine einge­baute Backup-Funk­tion aber nur, wenn es die Option gibt, die Anzahl der Backups zu begrenzen, da sich sonst große Daten­mengen mit Altla­sten auf der Fest­platte ansam­meln. Zwei meiner fast täglich genutzten Programme gehören zu denen, die zwar fleißig Backups anlegen, aber keine Möglich­keit bieten, alte Backups auto­ma­tisch zu löschen: Ligh­troom und Omni­Focus.

In den letzten Jahren gab es daher dazu bei mir einen Task in Omni­Focus, der mich einmal im Monat daran erin­nert hat, die Backup-Verzeich­nisse der beiden Programme manuell zu berei­nigen. Nun über­nimmt den Job eine Hazel-Regel.

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Wie du Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizierst

In diesem Post zeige ich, wie du Daten und Ordner aus Mobile Docu­ments (iCloud) mit DEVONt­hink indi­zieren kannst.

In früheren MacOS Versionen konn­test du über die Library problemlos auf den Ordner Mobile Docu­ments und seinen Inhalt zugreifen (unter „Gehe zu“ die ⌥-Taste drücken, dann erscheint die Library -> hier liegt der Ordner). Hier liegen die Daten, die du via iCloud spei­cherst. Heute kommst du an die Inhalte in diesem Ordner nicht mehr ohne weiteres dran. Du sieht den Ordner zwar noch in der Library, kannst aber den Inhalt nicht mehr anzeigen.

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Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Wer seit mehreren Jahren PDFs ablegt, stößt immer wieder auf alte Dateien, die keinen Text-Layer haben. Wenn du DEVONt­hink benutzt, gibt es einen einfa­chen Weg diese nicht-durch­such­baren PDFs anzu­zeigen.

Als ich vor etwa fünf Jahren ange­fangen habe DEVONt­hink* zu verwenden, hatte ich zahl­reiche PDFs von gescannten Doku­menten, die nicht durch­suchbar waren. Ich hatte sie vorher zum großen Teil in Ever­note, wo das nicht weiter aufge­fallen war, da Ever­note die Daten aufbe­reitet. Mit dem Wechsel zu DEVONt­hink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regel­mäßig auf PDFs, die ich vorher in Ever­note über die Voll­text­suche gut finden konnte, nun aber in DEVONt­hink mühselig mit der Hand in der Verzeich­nis­struktur suchen musste.

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Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

In DEVONt­hink kannst Du ab der Pro-Version nicht nur eine, sondern beliebig viele Daten­banken anlegen. Hier möchte ich Dir zeigen, welche Vor- und Nach­teile das hat und wann mehrere Daten­banken Sinn machen.

Du kannst mit DEVONt­hink in den Versionen Pro und Pro Office mehrere Daten­banken anlegen* und auf diese Weise Daten vonein­ander trennen. Dabei ist wichtig, dass Du Dir bewusst bist, dass diese Daten dann wirk­lich komplett getrennt sind. Du kannst zB nicht über mehrere Daten­banken hinweg suchen, sondern immer nur in einer Daten­bank. Ebenso greift die AI von DEVONt­hink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gungen bei kolla­bo­ra­tivem Arbeiten nur durch verschie­dene Daten­banken reali­sieren.

Diese Eigen­schaften soll­test Du bei der Planung, wie Du mit DEVONt­hink arbeiten möch­test, berück­sich­tigen.

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Papierloses Büro — Review nach zwei Jahren

Inzwi­schen ist es fast zwei­ein­halb Jahre her, dass ich für meine privaten Unter­lagen das papier­lose Büro einge­führt habe. Ich bin selbst über­rascht, wie gut das geklappt hat und wie wenig ich seither geän­dert habe. Trotzdem gibt es ein paar Ände­rungen, die es wert sind erwähnt zu werden.

Weniger Papier

Mit der Einfüh­rung des papier­losen Büros habe ich konse­quent darauf geachtet, dass ich alles was möglich war, auf Emails oder PDFs umge­stellt habe. Die 5–10 Doku­mente pro Woche sind inzwi­schen auf max. 2 Doku­mente auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf diese Optionen geachtet habe. Aber zum anderen auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwi­schen auch zB Versi­che­rungen anbieten, die komplette Korre­spon­denz elek­tro­nisch abzu­wickeln. Ich kann nur empfehlen, diese Option wann immer möglich zu akti­vieren. Selbst wenn Du keine App wie DEVONt­hink* verwen­dest, ist Spot­light mitt­ler­weile so gut, dass Du alle Doku­mente problemlos auf der Fest­platte wieder­fin­dest.

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Meine Backup-Strategie

Ein Backup ist eigent­lich immer eine gute Idee. Eigent­lich auch idea­ler­weise gleich mehrere davon. Ein Backup hilft, wenn man schnell einen neuen Rechner an den Start bringen muss oder wenn die alte Fest­platte abge­raucht ist oder man einfach nur eine einzele Datei versem­melt hat.

Mit der aktu­ellen Welle der Krypto-Trojaner kommt noch ein weiteres Szenario dazu. Das BSI hat in seiner Pres­se­mit­tei­lung vom 22.02.2016 empfohlen, als vorbeu­gende Maßnahme für den Befall mit einem Krypto-Trojaner, Daten durch regel­mä­ßige Backups auf vom Netzwerk/Computer getrennten Fest­platten zu sichern. Ich nehme das zum Anlass hier mal meine aktu­elle Backup-Stra­tegie vorzu­stellen.

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Ein Wort zu DEVONthink To Go 1.x

Ich habe an verschie­denen Stellen in der Arti­kel­serie DEVONt­hink Import vs. Index geschrieben, dass ich Daten, die ich mobil auf Tablet und Smart­phone bear­beiten möchte, in der Dropbox vorhalte und von dort nach DEVONt­hink hinein indi­ziere. Da fragt sich vermut­lich der ein oder andere, warum ich nicht einfach die App DEVONt­hink To Go 1.x nutze.

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Selbstorganisation

Selbst­or­ga­ni­sa­tion, Selbst­ma­nage­ment, Zeit­ma­nage­ment, Produk­ti­vität — das hört sich erst mal nach Stress an. Für die meisten entsteht vermut­lich im Kopf als erstes der Gedanke, dass es wieder nur darum geht, noch mehr in noch weniger Zeit geschafft zu bekommen. Aber Selbst­or­ga­ni­sa­tion kann auch Frei­räume schaffen.

Warum Selbstorganisation?

Alan Henry, der Editor-in-Chief von Life­hacker, hat es kürz­lich in seinem Post in der „How we work“ Reihe sehr tref­fend beschrieben:

Produc­tivity isn’t about just getting more shit done. It’s about getting the shit you have to get done finished so you can spend more time doing the shit you want to do.”

Mitte 2011 war es bei mir soweit. Mir wurde bewusst, dass mein Leben nur noch aus „sleep, eat, work, repeat“ bestand. Zeit, für all die Dinge, die ich noch in meinem Leben tun wollte, war eigent­lich da, aber die Dinge fielen mir nicht ein, wenn ich gerade Zeit hatte. Das wollte ich ändern und mich selbst besser orga­ni­sieren.

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DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ersten Teil der Arti­kel­serie habe ich beschrieben, dass das Impor­tieren eigent­lich der beste Weg, Daten mit DEVONt­hink zu verwalten. Im zweiten Teil geht es um das Indi­zieren. Aber natür­lich kannst Du auch beide Vari­anten zusammen anwenden. Dabei gilt es die Unter­schiede bei DEVONt­hink Import vs. Index zu beachten, damit das gut funk­tio­niert und Du keine Über­ra­schungen erlebst.

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