DEVONthink To Go als Document Provider

DEVONthink To Go 2.1 hat eine neue Funk­ti­on ein­ge­führt, die es schon län­ger unter iOS gibt, aber nur von weni­gen Apps genutzt wird. DEVONthink To Go kann nun als Docu­ment Pro­vi­der für ande­re Apps fun­gie­ren.

Das bedeu­tet, dass Du von ver­schie­de­nen Apps aus auf Dei­ne Daten in DEVONthink To Go zugrei­fen, sie mit ande­ren Apps öff­nen und bear­bei­ten kannst. Die Daten wer­den, wenn Du sie bear­bei­tet hast, zurück in DEVONthink To Go geschrie­ben. Coo­le Sache! Je nach­dem wie die App, mit der Du eine Datei bear­bei­tet hast, funk­tio­niert, ent­steht dabei noch nicht mal eine Kopie, die Du ent­fer­nen müss­test.

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Hazel-Regel für die Bereinigung von Backups

Pro­gram­me, die regel­mä­ßig Back­ups für ihre Daten anle­gen, sind eigent­lich eine gute Sache. Rich­tig gut ist so eine ein­ge­bau­te Back­up-Funk­ti­on aber nur, wenn es die Opti­on gibt, die Anzahl der Back­ups zu begren­zen, da sich sonst gro­ße Daten­men­gen mit Alt­las­ten auf der Fest­plat­te ansam­meln. Zwei mei­ner fast täg­lich genutz­ten Pro­gram­me gehö­ren zu denen, die zwar flei­ßig Back­ups anle­gen, aber kei­ne Mög­lich­keit bie­ten, alte Back­ups auto­ma­tisch zu löschen: Ligh­troom und Omni­Fo­cus.

In den letz­ten Jah­ren gab es daher dazu bei mir einen Task in Omni­Fo­cus, der mich ein­mal im Monat dar­an erin­nert hat, die Back­up-Ver­zeich­nis­se der bei­den Pro­gram­me manu­ell zu berei­ni­gen. Nun über­nimmt den Job eine Hazel-Regel.

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Wie du Mobile Documents (iCloud) mit DEVONthink indizierst

In die­sem Post zei­ge ich, wie du Daten und Ord­ner aus Mobi­le Docu­ments (iCloud) mit DEVONthink indi­zie­ren kannst.

In frü­he­ren MacOS Ver­sio­nen konn­test du über die Libra­ry pro­blem­los auf den Ord­ner Mobi­le Docu­ments und sei­nen Inhalt zugrei­fen (unter „Gehe zu“ die ⌥-Tas­te drü­cken, dann erscheint die Libra­ry -> hier liegt der Ord­ner). Hier lie­gen die Daten, die du via iCloud spei­cherst. Heu­te kommst du an die Inhal­te in die­sem Ord­ner nicht mehr ohne wei­te­res dran. Du sieht den Ord­ner zwar noch in der Libra­ry, kannst aber den Inhalt nicht mehr anzei­gen.

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Nicht-durchsuchbare PDF-Dateien in DEVONthink finden

Wer seit meh­re­ren Jah­ren PDFs ablegt, stößt immer wie­der auf alte Datei­en, die kei­nen Text-Lay­er haben. Wenn du DEVONthink benutzt, gibt es einen ein­fa­chen Weg die­se nicht-durch­such­ba­ren PDFs anzu­zei­gen.

Als ich vor etwa fünf Jah­ren ange­fan­gen habe DEVONthink* zu ver­wen­den, hat­te ich zahl­rei­che PDFs von gescann­ten Doku­men­ten, die nicht durch­such­bar waren. Ich hat­te sie vor­her zum gro­ßen Teil in Ever­no­te, wo das nicht wei­ter auf­ge­fal­len war, da Ever­no­te die Daten auf­be­rei­tet. Mit dem Wech­sel zu DEVONthink fiel das immer mehr auf. Ich stieß regel­mä­ßig auf PDFs, die ich vor­her in Ever­no­te über die Voll­text­su­che gut fin­den konn­te, nun aber in DEVONthink müh­se­lig mit der Hand in der Ver­zeich­nis­struk­tur suchen muss­te.

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Wann brauche ich mehrere Datenbanken in DEVONthink

In DEVONthink kannst Du ab der Pro-Ver­si­on nicht nur eine, son­dern belie­big vie­le Daten­ban­ken anle­gen. Hier möch­te ich Dir zei­gen, wel­che Vor- und Nach­tei­le das hat und wann meh­re­re Daten­ban­ken Sinn machen.

Du kannst mit DEVONthink in den Ver­sio­nen Pro und Pro Office meh­re­re Daten­ban­ken anle­gen* und auf die­se Wei­se Daten von­ein­an­der tren­nen. Dabei ist wich­tig, dass Du Dir bewusst bist, dass die­se Daten dann wirk­lich kom­plett getrennt sind. Du kannst zB nicht über meh­re­re Daten­ban­ken hin­weg suchen, son­dern immer nur in einer Daten­bank. Eben­so greift die AI von DEVONthink immer nur inner­halb einer Daten­bank. Ande­rer­seits kannst Du Berech­ti­gun­gen bei kol­la­bo­ra­ti­vem Arbei­ten nur durch ver­schie­de­ne Daten­ban­ken rea­li­sie­ren.

Die­se Eigen­schaf­ten soll­test Du bei der Pla­nung, wie Du mit DEVONthink arbei­ten möch­test, berück­sich­ti­gen.

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Papierloses Büro – Review nach zwei Jahren

Inzwi­schen ist es fast zwei­ein­halb Jah­re her, dass ich für mei­ne pri­va­ten Unter­la­gen das papier­lo­se Büro ein­ge­führt habe. Ich bin selbst über­rascht, wie gut das geklappt hat und wie wenig ich seit­her geän­dert habe. Trotz­dem gibt es ein paar Ände­run­gen, die es wert sind erwähnt zu wer­den.

Weniger Papier

Mit der Ein­füh­rung des papier­lo­sen Büros habe ich kon­se­quent dar­auf geach­tet, dass ich alles was mög­lich war, auf Emails oder PDFs umge­stellt habe. Die 5-10 Doku­men­te pro Woche sind inzwi­schen auf max. 2 Doku­men­te auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf die­se Optio­nen geach­tet habe. Aber zum ande­ren auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwi­schen auch zB Ver­si­che­run­gen anbie­ten, die kom­plet­te Kor­re­spon­denz elek­tro­nisch abzu­wi­ckeln. Ich kann nur emp­feh­len, die­se Opti­on wann immer mög­lich zu akti­vie­ren. Selbst wenn Du kei­ne App wie DEVONthink* ver­wen­dest, ist Spot­light mitt­ler­wei­le so gut, dass Du alle Doku­men­te pro­blem­los auf der Fest­plat­te wie­der­fin­dest.

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Meine Backup-Strategie

Ein Back­up ist eigent­lich immer eine gute Idee. Eigent­lich auch idea­ler­wei­se gleich meh­re­re davon. Ein Back­up hilft, wenn man schnell einen neu­en Rech­ner an den Start brin­gen muss oder wenn die alte Fest­plat­te abge­raucht ist oder man ein­fach nur eine ein­ze­le Datei ver­sem­melt hat.

Mit der aktu­el­len Wel­le der Kryp­to-Tro­ja­ner kommt noch ein wei­te­res Sze­na­rio dazu. Das BSI hat in sei­ner Pres­se­mit­tei­lung vom 22.02.2016 emp­foh­len, als vor­beu­gen­de Maß­nah­me für den Befall mit einem Kryp­to-Tro­ja­ner, Daten durch regel­mä­ßi­ge Back­ups auf vom Netzwerk/Computer getrenn­ten Fest­plat­ten zu sichern. Ich neh­me das zum Anlass hier mal mei­ne aktu­el­le Back­up-Stra­te­gie vor­zu­stel­len.

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Ein Wort zu DEVONthink To Go 1.x

Ich habe an ver­schie­de­nen Stel­len in der Arti­kel­se­rie DEVONthink Import vs. Index geschrie­ben, dass ich Daten, die ich mobil auf Tablet und Smart­pho­ne bear­bei­ten möch­te, in der Drop­box vor­hal­te und von dort nach DEVONthink hin­ein indi­zie­re. Da fragt sich ver­mut­lich der ein oder ande­re, war­um ich nicht ein­fach die App DEVONthink To Go 1.x nut­ze.

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Selbstorganisation

Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on, Selbst­ma­nage­ment, Zeit­ma­nage­ment, Pro­duk­ti­vi­tät – das hört sich erst mal nach Stress an. Für die meis­ten ent­steht ver­mut­lich im Kopf als ers­tes der Gedan­ke, dass es wie­der nur dar­um geht, noch mehr in noch weni­ger Zeit geschafft zu bekom­men. Aber Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on kann auch Frei­räu­me schaf­fen.

Warum Selbstorganisation?

Alan Hen­ry, der Edi­tor-in-Chief von Life­ha­cker, hat es kürz­lich in sei­nem Post in der „How we work“ Rei­he sehr tref­fend beschrie­ben:

“Pro­duc­tivi­ty isn’t about just get­ting more shit done. It’s about get­ting the shit you have to get done finis­hed so you can spend more time doing the shit you want to do.”

Mit­te 2011 war es bei mir soweit. Mir wur­de bewusst, dass mein Leben nur noch aus „sleep, eat, work, repeat“ bestand. Zeit, für all die Din­ge, die ich noch in mei­nem Leben tun woll­te, war eigent­lich da, aber die Din­ge fie­len mir nicht ein, wenn ich gera­de Zeit hat­te. Das woll­te ich ändern und mich selbst bes­ser orga­ni­sie­ren.

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DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ers­ten Teil der Arti­kel­se­rie habe ich beschrie­ben, dass das Impor­tie­ren eigent­lich der bes­te Weg, Daten mit DEVONthink zu ver­wal­ten. Im zwei­ten Teil geht es um das Indi­zie­ren. Aber natür­lich kannst Du auch bei­de Vari­an­ten zusam­men anwen­den. Dabei gilt es die Unter­schie­de bei DEVONthink Import vs. Index zu beach­ten, damit das gut funk­tio­niert und Du kei­ne Über­ra­schun­gen erlebst.

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