DEVONthink To Go als Document Provider

DEVONthink To Go 2.1 hat eine neue Funk­ti­on ein­ge­führt, die es schon län­ger unter iOS gibt, aber nur von weni­gen Apps genutzt wird. DEVONthink To Go kann nun als Docu­ment Pro­vi­der für ande­re Apps fun­gie­ren.

Das bedeu­tet, dass Du von ver­schie­de­nen Apps aus auf Dei­ne Daten in DEVONthink To Go zugrei­fen, sie mit ande­ren Apps öff­nen und bear­bei­ten kannst. Die Daten wer­den, wenn Du sie bear­bei­tet hast, zurück in DEVONthink To Go geschrie­ben. Coo­le Sache! Je nach­dem wie die App, mit der Du eine Datei bear­bei­tet hast, funk­tio­niert, ent­steht dabei noch nicht mal eine Kopie, die Du ent­fer­nen müss­test.

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Spotlight – Was kann mein Mac

Seit Yose­mi­te kann Spot­light auf dem Mac rich­tig viel. Es ist von den Funk­tio­nen her der iOS-Suche sehr ähn­lich und für die meis­ten Anwen­dungs­fäl­le brauchst du kei­nen ande­ren App-Laun­cher.

Mit Yose­mi­te wur­de Spot­light deut­lich auf­ge­wer­tet. Zu der Zeit hat­te ich gera­de geschaut, ob Alfred oder Launch­bar in mei­nen Work­flow pas­sen. Da ich noch unschlüs­sig war, habe ich dann erst­mal Spot­light aus­pro­biert. Bis heu­te bin ich dabei geblie­ben, da ich bis­her noch nichts ver­misst habe.

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Automator – Bilder von Bildschirmfoto in JPG konvertieren

Für die meis­ten Anwen­dungs­fäl­le bei Screen­shots reicht die mit­ge­lie­fer­te App Bild­schirm­fo­to unter macOS aus. Hier zei­ge ich einen Auto­ma­tor-Work­flow, wie du schnell aus den Screen­shots von Bild­schirm­fo­to online-taug­li­che JPG-Datei­en machst.

Für geekyorganizer.com mache ich immer mal wie­der Screen­shots. Da ich ja soweit mög­lich ger­ne erst­mal die macOS Bord­mit­tel ein­set­ze, bevor ich zu spe­zia­li­sier­ten Apps grei­fe, benut­ze ich hier­für die App Bild­schirm­fo­to. Die tut auch im gro­ßen und gan­zen was sie soll, lei­der spei­chert sie aber stan­dard­mä­ßig nur TIFF-Datei­en ab.

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RSS-Feeds von Podcast-Shownotes mit DEVONthink abonnieren

Pod­cast-Show­no­tes sind in vie­len Pod­cast-Apps nahe­zu unles­bar. Im RSS-Feed stö­ren sie aber zwi­schen den Neu­ig­kei­ten. Das Abo des RSS-Feeds mit DEVONthink bringt sie dage­gen gleich an die Stel­le, wo sie hin­sol­len — mei­ne Abla­ge.

Nach­dem ich jah­re­lang mit Pod­casts nicht warm gewor­den bin, habe ich vor kur­zem beschlos­sen, dem Medi­um eine zwei­te Chan­ce zu geben. Mein Haupt­pro­blem war immer, die Zeit zum Hören zu fin­den. Ich mache das jetzt auf dem Heim­weg, den ich zu einem guten Teil zu Fuß zurück­le­ge. Das bringt es aber so mit sich, dass ich mir par­al­lel zum Hören kei­ne Noti­zen machen kann. Ist doch auch über­flüs­sig, mag der ein oder ande­re den­ken, dafür gibt es doch die Pod­cast-Show­no­tes. Rich­tig, aber die wer­den in den von mir ver­wen­de­ten Pod­cast-Apps ziem­lich lau­sig dar­ge­stellt. Man könn­te auch sagen, sie sind dort unles­bar.

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Papierloses Büro – Review nach zwei Jahren

Inzwi­schen ist es fast zwei­ein­halb Jah­re her, dass ich für mei­ne pri­va­ten Unter­la­gen das papier­lo­se Büro ein­ge­führt habe. Ich bin selbst über­rascht, wie gut das geklappt hat und wie wenig ich seit­her geän­dert habe. Trotz­dem gibt es ein paar Ände­run­gen, die es wert sind erwähnt zu wer­den.

Weniger Papier

Mit der Ein­füh­rung des papier­lo­sen Büros habe ich kon­se­quent dar­auf geach­tet, dass ich alles was mög­lich war, auf Emails oder PDFs umge­stellt habe. Die 5-10 Doku­men­te pro Woche sind inzwi­schen auf max. 2 Doku­men­te auf Papier pro Woche geschrumpft. Das hat zum einen damit zu tun, dass ich sehr gezielt auf die­se Optio­nen geach­tet habe. Aber zum ande­ren auch damit, dass immer mehr Online-Shops und inzwi­schen auch zB Ver­si­che­run­gen anbie­ten, die kom­plet­te Kor­re­spon­denz elek­tro­nisch abzu­wi­ckeln. Ich kann nur emp­feh­len, die­se Opti­on wann immer mög­lich zu akti­vie­ren. Selbst wenn Du kei­ne App wie DEVONthink* ver­wen­dest, ist Spot­light mitt­ler­wei­le so gut, dass Du alle Doku­men­te pro­blem­los auf der Fest­plat­te wie­der­fin­dest.

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Ein Wort zu DEVONthink To Go 1.x

Ich habe an ver­schie­de­nen Stel­len in der Arti­kel­se­rie DEVONthink Import vs. Index geschrie­ben, dass ich Daten, die ich mobil auf Tablet und Smart­pho­ne bear­bei­ten möch­te, in der Drop­box vor­hal­te und von dort nach DEVONthink hin­ein indi­zie­re. Da fragt sich ver­mut­lich der ein oder ande­re, war­um ich nicht ein­fach die App DEVONthink To Go 1.x nut­ze.

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DEVONthink Import vs. Index: In der gleichen Datenbank

Im ers­ten Teil der Arti­kel­se­rie habe ich beschrie­ben, dass das Impor­tie­ren eigent­lich der bes­te Weg, Daten mit DEVONthink zu ver­wal­ten. Im zwei­ten Teil geht es um das Indi­zie­ren. Aber natür­lich kannst Du auch bei­de Vari­an­ten zusam­men anwen­den. Dabei gilt es die Unter­schie­de bei DEVONthink Import vs. Index zu beach­ten, damit das gut funk­tio­niert und Du kei­ne Über­ra­schun­gen erlebst.

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Bookmarks verwalten

Ganz ehr­lich – die Suche nach dem einen per­fek­ten Werk­zeug und dem einen per­fek­ten Work­flow zum Ver­wal­ten von Book­marks ist so aus­sichts­los wie die Suche nach der per­fek­ten Lap­top-Tasche. Es kommt immer dar­auf an, was genau man machen möch­te, und meis­tens braucht man ver­schie­de­ne Vari­an­ten. Das per­fek­te Tool für alle Lebens­la­gen gibt es nicht. Daher haben sich bei mir über die Jah­re ver­schie­de­ne Work­flows für die Ver­wal­tung von Book­marks her­aus­kris­tal­li­siert, den ich Euch hier vor­stel­len möch­te.

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DEVONthink Import vs. Index: Mit DEVONthink indizieren

Im ers­ten Teil der Arti­kel­se­rie dreh­te sich alles um das Impor­tie­ren von Daten. Nun hast Du Dir aber beim Lesen viel­leicht gedacht, dass Du eigent­lich alle Dei­ne Daten pri­ma sor­tiert auf der Fest­plat­te und in diver­sen Cloud-Spei­chern lie­gen hast und dar­an auch nichts ändern möch­test. Dann kannst Du alter­na­tiv auch alle Daten „nur“ mit DEVONthink indi­zie­ren und damit trotz­dem die Vor­tei­le von DEVONthink für Dich nut­zen.

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DEVONthink Import vs. Index: Import nach DEVONthink

Wenn Du mit DEVONthink arbei­test, hast Du zwei Wege, auf denen Du Daten in die Daten­bank bekommst: impor­tie­ren und indi­zie­ren. Beim Import wird eine Kopie der Datei in die Daten­bank von DEVONthink geschrie­ben, beim Indi­zie­ren wird nur eine Refe­renz auf eine Datei in die Daten­bank über­nom­men. Du kannst mit indi­zier­ten Datei­en inner­halb von DEVONthink fast genau­so arbei­ten wie mit impor­tier­ten, aber es gibt ein paar Unter­schie­de und Ver­hal­tens­wei­sen von DEVONthink, die Du ken­nen soll­test. Im ers­ten Teil die­ser Arti­kel­se­rie dreht sich alles um den Import nach DEVONthink.

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